"Goed contractmanagement zorgt niet alleen voor grip en beheersing, maar vooral voor meer waarde voor de organisatie."

“Het is overal anders, geen copy-paste mogelijkheid. ”

Contractmanagement bij Epsa

Contractmanagement helpt organisaties grip te houden op afspraken en zorgt dat samenwerkingen met opdrachtnemers optimaal bijdragen aan de strategie. Wanneer een organisatie Epsa inschakelt, start het team met een gerichte analyse van de huidige situatie. Daarbij kijken we naar contractbeheer, contractmanagement en leveranciersmanagement. We onderzoeken hoe contracten worden beheerd, gemonitord en opgevolgd en analyseren vervolgens waar de belangrijkste verbeterpunten liggen. Tegelijk kijken we kritisch naar de inzet van capaciteit en middelen. Deze inzichten vormen de basis voor een aanpak op maat. “Het is overal anders, geen copy-paste mogelijkheid. Wat vooral werkt is goed kijken naar: wat past er bij deze organisatie, en hoe komt dat het beste tot zijn recht?”

Contractmanagement en inkoop

Volgens Eva liggen contractmanagement en inkoop dicht bij elkaar. Tijdens de inventarisatie stellen we vast hoe de afgesproken prestaties én de relatie met de leverancier effectief worden gemonitord en gemanaged. Door hier al in de inkoop- of aanbestedingsfase bewust bij stil te staan, leg je een sterke basis. Wanneer vooraf helder is hoe prestaties worden gemeten, wordt contractmanagement niet alleen makkelijker, maar ook veel waardevoller. Dat geldt ook voor maatschappelijke doelstellingen. Een duurzame afspraak in een contract is immers pas waardevol als je er tijdens de looptijd ook daadwerkelijk op stuurt. Denk bijvoorbeeld aan afspraken over duurzaamheid, circulariteit of social return. Eva: “Inkoop en contractmanagement kunnen niet zonder elkaar. Het zijn voor mij twee aparte disciplines, maar ze versterken elkaar continu.”

Binnen organisaties zien we vaak dat contractmanagement nog onvoldoende wordt benut, terwijl het juist een krachtig middel is om meer grip te krijgen op leveranciers en prestaties. Door inzicht te creëren en samen met opdrachtgevers te kijken ontstaan snel concrete verbeteringen. We stellen vragen als: hoe belangrijk is een leverancier? En hoe sturen we daarop? Een hardnekkige misvatting is dat contractmanagement vooral kosten met zich meebrengt. In de praktijk laat een business case vaak het tegenovergestelde zien. Goed contractmanagement levert waarde op, bijvoorbeeld door lagere prijzen, minder risico’s en het voorkomen van faalkosten en reputatieschade. Maar ook maatschappelijke waarde kan hiermee worden geborgd, bijvoorbeeld door tijdens de contractlooptijd actief te sturen op afspraken over duurzaamheid, circulariteit en social return.

Trends in contractmanagement

Eerder schreef collega Ramon over de trends binnen contractmanagement voor 2025. Eva zou hier graag de investering in mensen als trend aan toe willen voegen voor aankomend jaar. “De competenties en vaardigheden die nodig zijn als inkoper of contractmanager veranderen. Alles gaat veel sneller, je moet daarmee leren omgaan. Technologie, zoals AI, kan helpen bij het analyseren en lezen van contracten en data. Tegelijk blijft de menselijke factor essentieel: het interpreteren van inzichten, het aanvoelen en opbouwen van relaties, snel schakelen en het maken van de juiste beslissingen. De combinatie van technologische mogelijkheden en menselijke vaardigheden wordt de komende jaren alleen maar belangrijke.”

Nationale Contractmanagement conferentie

Epsa is jaarlijks aanwezig op zowel de Nevi Contractmanagement dag als de Nationale Contractmanagement Conferentie, die op 1 oktober 2026 plaats zal vinden in Nieuwegein. Sam bezocht de conferentie vorig jaar al en kreeg zo een mooie inkijk in hoe uiteenlopende organisaties, van private tot maatschappelijke instellingen, omgaan met contractmanagement. “Wat mij het meest bijbleef, was een presentatie van een organisatie die werkt met kwetsbare kinderen. Daar werd benadrukt hoe essentieel het is om verantwoordelijkheden expliciet vast te leggen, juist in noodsituaties. Dit maakte de impact van contractmanagement heel concreet.”

Mocht Eva ooit als spreker gevraagd worden op de Nationale Contractmanagement Conferentie, dan zou zij bij haar presentatie stil staan bij rollen, taken en verantwoordelijkheden: “In de praktijk is dit vaak een knelpunt. Onduidelijkheid leidt tot inefficiëntie en maakt het lastig om elkaar aan te spreken. Door verantwoordelijkheden expliciet te beleggen en vast te leggen wie wanneer aan zet is, ontstaat duidelijkheid en kunnen processen beter worden ingericht.” Daarnaast zou Eva ingaan op strategisch leveranciersmanagement: “Hoe creëer je een samenwerking of partnership waarin beide partijen strategisch, langetermijnvoordeel behalen en echte waarde toevoegen aan elkaars keten?”

Ambities en ontwikkeling

Eva ziet kansen om zich nog verder in dit vakgebied te verdiepen, bijvoorbeeld met internationale opdrachten.

“Internationaal werken voegt een extra dimensie toe,” legt ze uit. “Je hebt te maken met verschillende culturen, en dat beïnvloedt hoe je communiceert en samenwerkt. Waar in sommige landen onderhandelingen snel en zakelijk verlopen, staat in andere culturen juist het opbouwen van relaties centraal. Dat vraagt om aanpassingsvermogen en inzicht in culturele verschillen.”

Sam sluit zich hierbij aan. De komende periode verdiept zij zich verder in contractmanagement door actief mee te werken. “Het is een interessant en leerzaam vakgebied, zeker binnen de maatschappelijke sector, waar contracten direct impact hebben op mensen en organisaties”. Haar ambitie is om het volledige speelveld te leren kennen: van het opzetten van processen tot het daadwerkelijk sturen op contracten. Daarmee onderstreept zij waar contractmanagement om draait: niet alleen afspraken vastleggen, maar vooral zorgen dat ze ook écht waarde opleveren.