Als we denken aan de jeugdhulpverlening, denken we aan de ontwikkelingen of uitdagingen in de sector. Jeugdzorg moet de juíste zorg bieden aan de juíste jeugdige, op het juiste moment. En dit met beperkte beschikbare middelen.
Inkoop en contractmanagement spelen hierin een cruciale rol. Toch blijven deze functies vaak onderbelicht. Juist goed ingericht contractmanagement zorgt voor duidelijke afspraken, betere samenwerking en aantoonbaar betere resultaten voor alle betrokken partijen. Eva Fredriks van EPSA Netherlands (EPSA) bouwde samen met Yvonne van’t Goor van RSJ IJsselland aan beter contractmanagement.
Wat doet RSJ IJselland?
RSJ IJsselland (hierna het RSJ) is het regionale samenwerkingsverband van 11 gemeenten, met ruim 150 jeugdhulpaanbieders, in de regio IJsselland voor de inkoop, contractering en monitoring van de Jeugdwet. Daarmee ondersteunt het RSJ het primaire proces: het tijdig en kwalitatief leveren van zorg.
Heldere afspraken zijn essentieel, want achter ieder contract staan jeugdigen die op tijd passende zorg nodig hebben. Inefficiënt contractmanagement leidt tot onduidelijkheid, ad-hoc werk en stroperige samenwerking. Goed ingericht contractmanagement stroomlijnt juist de dagelijkse processen, verkleint risico’s en geeft grip op prestaties van de jeugdhulpaanbieders. Dat is onmisbaar in een complexe omgeving met elf gemeenten, uiteenlopende lokale behoeften en een groot aantal aanbieders.
Situatie en uitdagingen in 2024
In 2024 beschikte het RSJ over drie contractmanagers, één contractbeheerder en ondersteunende processen en systemen. In de praktijk bleek de capaciteit te beperkt. Het team was vooral bezig met het bekende ‘brandjes blussen’. Sommige contracten waren onvoldoende geïmplementeerd, wat leidde tot meer ad-hoc werk. Daarnaast ontbrak een duidelijke structuur in rollen, taken en verantwoordelijkheden. Wie pakt het op als een beschikking niet op tijd is afgegeven?
Wie neemt de regie wanneer gemeente en aanbieder er samen niet uitkomen? Het RSJ wilde dit structureel oplossen en contractmanagement toekomstbestendig inrichten. Hierbij werd de CATS-CM methode als basis gesteld. Met een heldere en uniforme werkwijze wilde het RSJ de verwachtingen verduidelijken, samenwerking verbeteren en meer grip krijgen op de jeugdzorg, zodat jeugdigen kwalitatief goede zorg ontvangen.
De aanpak
Het RSJ en EPSA zijn samen tot een aanpak met drie stappen gekomen.
Stap 1 – Volwassenheidsscan van contractmanagement
Tim Wijnsma van EPSA startte met een volwassenheidsscan van het contractmanagement. Samen met Yvonne van ’t Goor van het RSJ brachten zij de huidige situatie, sterke punten en verbeterkansen in kaart. De scan liet zien dat het RSJ sterk was in relationele samenwerking met jeugdhulpaanbieders en gemeenten, gezien het werkt vanuit partnership met wederzijds belang. Ook het contractbeheer was goed ingericht, met name op het gebied van informatievoorziening en ondersteuning van de (IT-)systemen. De grootste verbeterkansen lagen in het ontwikkelen van een duidelijk contractmanagementbeleid en het aanscherpen van rollen, taken en verwachtingen richting gemeenten. Hiervoor werd een actiegericht ontwikkelplan opgesteld.
Stap 2 – Het samen uitvoeren van het ontwikkelplan
Het ontwikkelplan focuste zich 4 onderdelen:
- Het opstellen van een nieuwe RASCI met taken en rollen voor contractmanagement, en de implementatie hiervan;
- Het opstellen van classificatiecriteria van contracten, zodat elke contractklasse en elk contract de juiste aanpak krijgt met bijbehorende overleg- en escalatiestructuur;
- Het prioriteren van alle contracteisen en deze vertalen naar KPI’s en een beheersplan, zodat er betere monitoring van de contractdoelstellingen is;
- Inzicht creëren in de huidige en benodigde teamformatie, competenties en ontwikkeling, om de contracten gericht toe te wijzen aan de passende contractmanagers.
Juist het iteratieve karakter van het traject, waarbij keuzes telkens werden afgestemd, besproken en aangescherpt, zorgde voor wederzijds begrip en vertrouwen. Daardoor konden ook complexe besluiten, zoals de nieuwe governance, met breed draagvlak worden genomen. Ook de noodzaak tot uitbreiding van het team met meer contractmanagers en contractbeheerders werd erkend.
Stap 3 – Implementeren & borging
De derde en laatste stap was de inzet van Eva Fredriks vanuit EPSA om de verbeterprojecten en de verdere doorontwikkeling van contractmanagement in de praktijk te implementeren en te borgen.
Ook hier ging dat in nauwe samenwerking met Yvonne van’t Goor namens het RSJ. Eva werkte aan een beheersplan voor de nieuwe werkwijze, een CM-handboek, een implementatieplan én een communicatieplan. Deze stukken borgden de nieuwe werkwijze voor de langere termijn als onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering van het RSJ.
Succes van de samenwerking
Het project vond plaats tijdens het ‘ravijnjaar’ van de zorg, waarin de sector onder druk stond door onder andere bezuinigingen. Toch koos het RSJ ervoor om te bouwen aan de organisatie, en werd het een succes. Het contractmanagementteam is in omvang gegroeid naar een passende formatie. Door een goed team neer te zetten op basis van de nieuwe structuur kan contractmanagement nu proactief worden opgepakt wat ten goede aan de uitvoering van de jeugdhulpverlening.
Belang voor Sociaal Domein
Het Sociaal Domein vraagt om meer dan procesoptimalisatie. Het vraagt om sturing in een politiek en maatschappelijk gevoelige omgeving, waar financiële druk direct raakt aan kwetsbare jeugdigen en gezinnen.
Effectief contractmanagement helpt gemeenten om:
- overzicht te houden in een versnipperd en snel veranderend zorglandschap;
- scherp te sturen op kwaliteit én betaalbaarheid van zorg;
- rollen en verantwoordelijkheden helder te beleggen binnen regionale samenwerkingen;
- continuïteit van zorg te waarborgen, juist bij overdracht tussen aanbieders.
Door contractmanagement strategisch in te richten ontstaat ruimte om bewuste keuzes te maken, niet alleen financieel, maar ook maatschappelijk. Zo blijft de focus waar die hoort: bij jeugdigen die tijdig passende zorg nodig hebben.
"Eva Fredriks: Het was mooi om te zien dat RSJ IJsselland ondanks het ravijnjaar, kon bouwen aan contractmanagement. Door het presenteren van een goede business case, waarin het belang van contractmanagement duidelijk naar voren kwam, kon het team uitbreiden."
"Yvonne van't Goor: Iteratief werken heeft veel opgeleverd in dit project. Ondanks de hoeveelheid betrokkenen met o.a. elf gemeenten, elf toezichthouders, elf wethouders, konden we door in korte stappen te werken, steeds input ophalen en direct bij sturen. Voor een complexe organisatie is deze stap voor stap aanpak ideaal."
Meer weten?
De samenwerking tussen het RSJ en EPSA laat zien dat gericht investeren in contractmanagement bijdraagt aan betere jeugdhulp. Door heldere structuur, sterke samenwerking en een gefaseerde aanpak realiseerden EPSA en het RSJ een duurzame verbetering, wat de jeugdzorg nu ten goede komt.
Benieuwd wat deze aanpak voor jouw organisatie kan betekenen? Wij denken graag mee. Neem gerust contact op met Eva Fredriks of EPSA Procurement om te sparren.
