Heb je wel eens stilgestaan bij het feit dat er een enorme hoeveelheid leveranciers is betrokken bij jouw reis?
Eva Fredriks
Tim Wijnsma
"Eerst was ik wat terughoudend bij inkomende vragen over het inkopen van munitie. Maar na doorvragen bleek het om verjaagmunitie te gaan voor seinpistolen, waar vogels door middel van geluid mee worden afgeschrikt en daardoor wegvliegen."
Stel, jouw reis gaat beginnen… Je bent onderweg naar Schiphol en rijdt over de A9; aan je rechterhand het Amsterdamse Bos, aan de linkerkant het begin van de Buitenveldertbaan. Je kijkt naar boven, en nét op het moment dat jij daar rijdt, vliegt er laag een vliegtuig over. Ken je dat gevoel? Je parkeert vervolgens op P3 Lang Parkeren. De bus staat al te wachten en brengt je naar de juiste vertrekhal. Je dropt je (nét iets te zware) koffer bij de check-in balie en gaat door de douane. Je bestelt een koffie en checkt nog even op de schermen of jouw vlucht op tijd vertrekt. Op weg naar de gate ga je nog even langs het toilet. En zo stap je precies op tijd het vliegtuig in naar je vakantiebestemming!
Heb je wel eens stilgestaan bij het feit dat er een enorme hoeveelheid leveranciers is betrokken bij jouw reis? Bedenk dan dat er bij het selecteren en contracteren van al deze leveranciers een inkoper is betrokken. Dan kan je je vast voorstellen dat er bij Schiphol Group een stevige inkooporganisatie nodig is. Consultants Eva Fredriks en Tim Wijnsma hebben daar het afgelopen jaar een mooie bijdrage aan kunnen leveren. In dit artikel lees je meer over hun rol.
De afdeling procurement & contracting (P&C)
De afdeling Procurement & Contracting binnen Schiphol Group is verantwoordelijk voor een jaarlijkse spend van ruim 1 miljard euro, verdeeld over twee procurement teams: IT & Services en Assets. Daarnaast is er een team Contractmanagement en een Excellence Center. Het Excellence Center is ondersteunend aan de inkoop- en contractmanagement teams en draagt zorg voor het optimaliseren van de processen, systemen en methodes voor de P&C afdeling. Een stevig fundament om maximaal bij te kunnen dragen aan de lange termijn organisatiedoelstellingen.
Aan het begin van het jaar ontstonden er onregelmatigheden in de leveringen van verjaagmunitie. Als inkoper ben je meteen alert en ga je kijken naar oplossingen. De voorkeur gaat uiteraard uit naar bestaande leveranciers, maar wanneer de primaire processen verstoord worden en er binnen het bestaande leveranciersportfolio geen goed alternatief is, zijn ook nieuwe leveranciers een optie. Dit bleek uiteindelijk niet nodig, maar op dit soort momenten werd ik als inkoper wel even getest om de rust te bewaren, snel te schakelen en ook assertief te handelen”, vertelt Eva.
Eva startte haar opdracht midden in de vakantieperiode. Door Corona had Schiphol lange tijd veel minder reizigers, minder inkomsten en daardoor ook een flinke reorganisatie meegemaakt. Tijdens deze periode werd duidelijk dat goed contact met je leveranciers cruciaal is. Daardoor wordt het belang van professioneel contract- en leveranciersmanagement binnen Schiphol nu volledig erkent en omarmt. Om dit verder in te richten, is het Procurement Excellence team aan de slag gegaan om het contract- en leveranciersmanagement naar een hoger niveau te tillen.
Het Procurement Excellence team
Senior Consultant Tim Wijnsma is als externe adviseur actief binnen het Procurement Excellence team. Dit team wilde een duidelijke visie, framework en een roadmap voor supplier relationship management (SRM) maken. Vanuit een solide relatie kan Schiphol samen met de leverancier aan waarde-creatie werken, en daarbij optimaal bijdragen aan de strategische doelstellingen van zowel Schiphol als de leverancier. “Om dit te bereiken kijken we onder andere integraal naar een leveranciersrelatie, dus over verschillende contracten met dezelfde leverancier heen en over verschillende afdelingen heen. Met heldere overlegstructuren en duidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk is en wie waarover besluiten mag nemen. Met openheid, eerlijkheid en gelijkwaardigheid in de relatie. Het bedenken hiervan en het opschrijven is één ding, maar zaken in de praktijk anders aanpakken is een tweede. De bedoeling is dat we dit allereerst gaan implementeren bij een aantal belangrijke leveranciers. Op basis van de eerste ervaringen scherpen we de visie en het framework aan en kunnen we dit breder uitrollen”, aldus Tim.
Category Management
Verder is de afdeling druk bezig met het implementeren van category management. Om ervoor te zorgen dat Schiphol het benodigde aanbod, de kwaliteit en waarde vanuit de leveranciersmarkt weet te realiseren, is het noodzakelijk om de inkoopplannen goed op de businessplannen af te stemmen. Het Excellence center ondersteunt de categorieteams met het doorlopen van de verschillende stappen in de vernieuwde werkwijze, het uitvoeren van analyses gericht op zowel de demand als supply market en het opstellen van de uiteindelijke categoriestrategieën.
Trots op onze bijdrage
De groep collega’s die de afdeling rijk is, doen elke dag hard hun best om enerzijds alle noodzakelijke aanbestedingen uit te voeren, de lopende contracten te managen anderzijds de afdeling verder te professionaliseren. “Het ontbreekt de afdeling Procurement & Contracting niet aan ambitie. Mooi om te zien, en nog mooier om daar als externe kracht een (kleine) bijdrage aan te kunnen leveren!”, aldus Eva.
