In maart 2021 ben ik bij EPSA Netherlands gestart als Inkoopconsultant. Daarvoor heb ik 2,5 jaar bij een grote Nederlandse retailer gewerkt op de inkoopafdeling. Een mooie stap, die me tot nu toe al enorm veel heeft gebracht. Zo vind ik het erg fascinerend hoe inkoop in de retail zo verschilt van inkoop in de publieke sector (ook aanbesteden genoemd). Hieronder lees je mijn opvallendste bevindingen.
“Wat houdt jouw baan nou eigenlijk in?”
Inkopen in de retail sector is gangbaar, herkenbaar en vooral goed uit te leggen. Zo kocht ik bij mijn vorige werkgever kerstballen in. Of ballonnen, tuinstoelen en vliegenmeppers. Wat ik zoal op een dag deed, was gemakkelijk uit te leggen. Inmiddels werk ik al bijna een jaar met veel plezier voor EPSA Netherlands. Ik mag een grote diversiteit aan projecten oppakken, waaronder het begeleiden van aanbestedingstrajecten voor de overheid en publiekrechtelijke instellingen (semi-overheid organisaties zoals ziekenhuizen of onderwijsinstellingen). Wat ik nu inkoop is vaak abstracter, het vergt meer uitleg om goed te begrijpen wat ik doe en hoe ik dat doe. Zo heb samen met een collega trainingen en een e-learning module ingekocht om de regeldruk in de zorg tegen te gaan. En we hebben een partij gecontracteerd die de eerstelijnszorg in bepaalde regio’s gaat ondersteunen. Deze trajecten zijn complex en vergen wekenlange voorbereiding. De complexiteit maakt het ook juist leuk, samen met de klant ga je sparren en nadenken over de beste manier om de opdracht in de markt te zetten. Daarnaast geeft het veel voldoening dat wat je inkoopt “er echt toe doet”. Door betrokken te zijn bij het inkoopproces van dit soort trajecten, kun je bijvoorbeeld als inkoper een – al dan niet kleine, maar wel een belangrijke – bijdrage leveren aan onze zorg.
Joy
" Door betrokken te zijn bij het inkoopproces van dit soort trajecten, kun je bijvoorbeeld als inkoper een – al dan niet kleine, maar wel een belangrijke – bijdrage leveren aan onze zorg."
Product versus proces
Binnen mijn werk in de retail draaide alles om het product dat ik zou inkopen. De prijs, het merk, de levertijd, de besteleenheid, de verpakking, en nog veel meer. Al deze factoren bepalen mede of de consument het zal gaan kopen. Natuurlijk volgden we een standaard inkoopproces, maar als we moesten inspelen op een plotselinge trend in de markt, konden we deze omzeilen. Als private partij is de retail natuurlijk niet gebonden aan de aanbestedingsregels. Bij overheidsinkopen zijn aanbestedingsregels wel van toepassing, daarom staat doorgaans het proces centraal, specifiek volledigheid en zorgvuldigheid. Het is belangrijk om na te denken hoe je rechtmatig kunt zijn en tegelijkertijd praktisch kunt blijven. Door het geven van openheid en verantwoording van processen kan er controle plaatsvinden. En dat is belangrijk, want het gaat tenslotte om ieders belastinggeld.
Leveranciers bezoeken versus inschrijvers beoordelen
Om goede producten te vinden, bezoek je als inkoper binnen de retail regelmatig leveranciers, struin je showrooms af en ga je zo nu en dan naar een beurs. Naast goede producten is ook een fijne klik met de leverancier belangrijk, wat meer op het gevoel zit. Bij overheidsinkopen komt het niet voor dat je een kopje koffie gaat drinken met een potentiële leverancier, of dat je de relatie die je hebt met een leverancier mee kan nemen in je oordeel. Je moet immers iedereen gelijk behandelen en persoonlijke voorkeuren mogen geen rol spelen. Uiteraard is dat niet altijd makkelijk, aan de inkoper dus de taak om hiervoor te waken! Daarnaast is het stimuleren van gezonde marktwerking belangrijk, om zo vrije en eerlijke concurrentie te creëren. De kunst is om binnen de kaders van de wet de ruimte en soms zelfs de grenzen op te zoeken, om zo een mooi resultaat te behalen.
Overeenkomst: tot in detail
Naast de verschillen, is er ook een grote overeenkomst te benoemen. Een welbekende quote luidt “retail is detail”. Dit klopt, want aan alles moet gedacht worden: klantmanagement, loyale werknemers en optimale (logistieke) processen. Kleine handelingen op het hoofdkantoor kunnen grote gevolgen hebben voor de winkelvloer. Maar details zijn zeker niet alleen in de retail van groot belang. Ik heb gemerkt dat ook in de publieke sector de kleinste details cruciaal zijn. Zo worden in een aanbestedingsproces de eisen en wensen aan het product of de dienst grotendeels van te voren bepaald en ook contractvoorwaarden worden vooraf vastgelegd. Alle marktpartijen moeten immers van tevoren weten waar ze aan toe zijn, zodat ze op een juiste en transparante manier een inschrijving kunnen indienen. Achteraf wijzigingen aanbrengen is lastig. En dus moet je, ook hier, van te voren goed en tot in detail nadenken over de uitvraag voordat je potentiële leveranciers benadert.
Tot slot
Kortom, hoewel de verschillen enorm lijken, zijn er ook overeenkomsten. En beide sectoren zijn op hun eigen manier uitdagend. Bij EPSA Netherlands krijg ik de kans om zowel aan de slag te gaan bij publieke als private organisaties. Zo stap ik binnenkort de retailwereld weer in en ga ik beginnen bij een supermarktketen. Ik ben nu al benieuwd hoe de dynamiek daar zal zijn. Deze afwisseling maakt het werken bij EPSA Netherlands extra leuk!
