Drinkwaterbedrijven in Nederland zorgen voor de winning, productie en levering van veilig en schoon drinkwater. Ze beheren de infrastructuur, zoals waterleidingen en zuiveringsinstallaties, en ze waarborgen de kwaliteit en duurzaamheid van de watervoorziening. Aanbestedingen bij drinkwaterbedrijven betreffen dus vaak complexe werken met vooruitstrevende engineeringstechnieken. EPSA Netherlands heeft recentelijk ondersteund bij het inkopen van twee van deze complexe werken bij één van de drinkwaterbedrijven die Nederland rijk is. Consultants Mick Molling en Stijn Kühne vertellen waarom juist bij deze trajecten een bouwteam de meest geschikte contractvorm was.
Twee complexe werken
Door de groei van de bevolking en de toename in het gebruik van drinkwater bestaat het gevaar dat er rond 2030 een drinkwatertekort ontstaat. Hierdoor moeten drinkwaterleveranciers in Nederland actie ondernemen om de capaciteit van drinkwater te vergroten. Om dit te kunnen realiseren moet veel werk verricht worden, wat resulteert in interessante aanbestedingen. In dit artikel vertellen consultants Mick en Stijn over twee succesvolle aanbestedingen, één die ging over de verbetering van het proces van zogeheten langzame filters en één die ging over de renovatie van een ijzerchloride installatie.
Procesverbetering Langzame Zandfilters
Langzame zandfilters zeven micro-organismen uit het water. De verbetering van dit proces focust zich op het vergroten van de leveringszekerheid, beslaat het toevoegen van een extra filter, het slopen van verdeelwerken en het aanleggen van nieuwe infrastructuur in het zand. Dit alles moet gebeuren terwijl het zandfiltratie systeem in gebruik blijft. Het kan op dat punt het best vergeleken worden met een openhartoperatie, waarbij er aan het hart gewerkt wordt terwijl het moet blijven kloppen. Een uitdagend project dus, waar de juiste aannemer voor nodig is.
Renovatie ijzerchloride installatie
IJzerchloride wordt aan het water toegevoegd om een neerslagreactie te veroorzaken. Het ijzerchloride hecht zich bij deze reactie aan verschillende schadelijke materialen in het water, waardoor dit er vervolgens makkelijker uitgefilterd kan worden. De bestaande installatie is verouderd en moet gerenoveerd worden zodat hij voldoet aan de nieuwe richtlijnen en wet- en regelgeving. Ook dit werk moet uitgevoerd worden naast de bestaande installatie, waardoor de marge voor fouten zeer klein is.
Mick Molling
Stijn Kuhne
"Een bouwteam was hier de perfecte oplossing om de complexe engineering al in een vroeg stadium tackelen en de expertise van de opdrachtgever met de expertise van de aannemer te combineren"
De bouwteam-aanpak
Bij deze complexe werken is de samenwerking tussen alle betrokken partijen essentieel; daarom koos het projectteam voor de bouwteam-aanpak. Maar wat is een bouwteam eigenlijk? “Een bouwteam is een traditionele bouworganisatievorm, waarbij een aannemer of bouwbedrijf en opdrachtgever in de ontwerpfase al intensief samenwerken in de ontwerp- of engineeringsfase. Beide partners werken van een VO (Voorlopig Ontwerp) naar uiteindelijk de TO/DO (Technisch Ontwerp/Definitief Ontwerp) en UO (Uitvoeringsgereed Ontwerp)”, vertelt Mick. Ook is er bij een bouwteam sprake van twee overeenkomsten; een bouwteamovereenkomst en een aannemersovereenkomst. In de bouwteamovereenkomst staan de afspraken tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer omtrent de ontwerpfase. De aannemingsovereenkomst dekt de afspraken tijdens de uitvoering van het werk.
De aannemer fungeert bij deze aanpak als adviseur uitvoering in het bouwteam, wat ervoor zorgt dat de aannemer invloed kan uitoefenen op het resultaat en dat de aanbestedende dienst de juiste kennis vroegtijdig betrekt bij het project. Wanneer de opdrachtgever tevreden is over de aannemer tijdens de ontwerpfase, zal de aannemer ook de uitvoeringsfase voor zijn rekening nemen. Zo beperkt deze manier van werken één van de grootste nadelen van het traditionele proces: de abrupte overgang van ontwerp naar uitvoering.
“In het geval van de eerdergenoemde trajecten wist onze klant wel wat er gebouwd moest worden, maar niet hoe dit te realiseren. Een bouwteam was daarom de perfecte oplossing. Zo kan de aannemer de complexe engineering al in een vroeg stadium tackelen, en werd de expertise van onze klant gecombineerd met die van de aannemer” vertelt Stijn. Een goede en langere voorbereiding aan de voorkant, resulteert zo in een soepele uitvoering, wat onder de streep veel tijd en geld bespaart. “De aannemers gaven ook aan voorstander van deze werkwijze te zijn, wegens onder andere de verbeterde samenwerking, efficiëntie en de kwaliteit van de uiteindelijke realisering”, aldus Mick.
Aandachtspunten bij de aanbesteding
Het aanbesteden van een bouwteam wijkt op enkele punten af van het aanbesteden van een regulier werk.
- Er wordt een dienst aanbesteed (de ontwerpfase), maar ten behoeve van een werk (de uitvoeringsfase);
- Er is geen bestek, dus de opdrachtgever dient technische voorschriften, ontwerpvoorschriften en eventueel schetsontwerpen aan te leveren zodat de aannemer minimaal een beeld krijgt van de uit te voeren werkzaamheden tot op VO (voorlopig ontwerp) niveau;
- Aangezien zowel opdrachtnemer als opdrachtgever in een bouwteam tijdens de engineeringsfase verantwoordelijk zijn voor hun eigen inbreng, zijn duidelijke afspraken over de verantwoordelijkheid m.b.t. meer- en minderwerk en aansprakelijkheid van groot belang voor alle partijen. Demarcatie is in deze fase dus zeer relevant;
- Kwaliteit wordt uitgevraagd voor zowel de bouwteam- als de uitvoeringsfase. De aanbestedende dienst kan echter niet te diep ingaan op de kwaliteit van de uitvoeringsfase, aangezien deze nog vorm moet krijgen in de bouwteamfase;
- Beoordelen op prijs is vaak een uitdaging, aangezien nog niet duidelijk is hoeveel de opdrachtgever precies nodig heeft. Dit geldt voor zowel de bouwteam- als de uitvoeringsfase:
- De prijs voor de bouwteamfase kan uitgevraagd worden aan de hand van uurtarieven van verschillende functieprofielen;
- De prijs voor de uitvoeringsfase kan niet worden uitgevraagd, aangezien het werk nog definitief ontworpen moet worden. Een mogelijkheid is wel om de verschillende opslagpercentages waar aannemers mee werken op te vragen, zoals de algemene kosten, winst, risico en verzekeringen.
Succesvolle aanbestedingen dankzij sterke selectie- en geschiktheidseisen
In de aanbesteding van het verbeteren van het langzame zandfilters proces hebben Mick en Stijn eerst een selectiefase doorlopen met verschillende geïnteresseerde aannemers. Zoals eerder benoemd, moest de uiteindelijke winnaar van de aanbesteding het werk uitvoeren als een openhartoperatie. “Daarom hebben we geschiktheidseisen gesteld om ervoor te zorgen dat de juiste aannemers bij de selectiefase meededen. Ook vroegen we naar ervaring met het werken in een productie-omgeving waarbij de productie tijdens de werkzaamheden operationeel moest blijven”, legt Stijn uit. Ook stelden Mick en Stijn scherpe selectiecriteria om te borgen dat de juiste aannemers mee mochten naar de gunningsfase. Per selectiecriterium was er een bepaald aantal punten te verdienen, met een gradatie per selectiecriterium van 10 tot 50 punten op basis van hoeveel ervaring de aannemer had met dat criterium.
Na de selectiefase volgde de gunningsfase, waarbij veel aandacht ging naar de voorwaarden in de leidraad en een zorgvuldige uiteenzetting van de scope. Na veel overleg met het projectteam kozen Stijn en Mick uiteindelijk de juiste criteria om de aannemers op te gaan beoordelen, om zo de beste kwaliteit tegen de beste prijs in te kopen. Door de meeste punten toe te kennen aan het ontwerpplan (“hoe ziet de aannemer de bouwteamfase voor zich”) en het uitvoeringsplan (“hoe ziet de aannemer de uitvoeringsfase voor zich”) en heel secuur uit te vragen wat de klant hierin wilde zien, zoals smart geformuleerde beheersmaatregelen voor risico’s, kwamen er uiteindelijk zeer goede offertes binnen.
In de aanbesteding van de renovatie van de bestaande ijzerchloride installatie kwamen Mick en Stijn er al snel achter dat niet veel aannemers dit project zouden kunnen uitvoeren. Hierdoor adviseerden zij de klant geen selectiefase in te bouwen, om de administratieve last te verlichten en tijd te besparen. Wel moesten de juiste aannemers worden uitgevraagd, aangezien de foutmarge, zoals eerder aangegeven, uiterst klein is. De consultants van EPSA Netherlands raadden daarom aan om scherpe geschiktheidseisen te stellen in de aanbesteding. Deze eisen richtten zich onder andere op het werken in bouwteams en op ervaring met het aanleggen van chemische installaties.
Een solide basis
voor de toekomst
Dankzij een doordachte aanbestedingsstrategie en een zorgvuldige selectie van aannemers zijn beide projecten succesvol gegund aan de juiste partijen. Hiermee is een stevig fundament neergelegd voor de complexe uitvoeringsfase die nog volgt. Door vroegtijdig expertise te bundelen en risico’s te beheersen, is de kans op een efficiënte en hoogwaardige realisatie aanzienlijk vergroot. Hiermee zetten drinkwaterbedrijven een belangrijke stap richting een toekomstbestendige en betrouwbare drinkwatervoorziening in Nederland.
Benieuwd naar meer?
Of het nu gaat om complexe bouwprojecten of strategische aanbestedingen, EPSA Netherlands heeft de expertise in huis om elk traject succesvol te begeleiden. Neem gerust contact op om te ontdekken hoe wij uw project naar een hoger niveau kunnen tillen.
