Transparante kosten met should cost modelling

Bij de should-cost methodiek ligt de focus op de manier waarop de (kost)prijs van een dienst of product is opgebouwd, in plaats van op de uiteindelijke prijs die je als inkopende partij moet betalen. “Je merkt dat er binnen inkoopland verschillende interpretaties en toepassingen bestaan van dit fenomeen, maar eigenlijk is het in de basis heel simpel. Je berekent wat een product of dienst “zou moeten” kosten. What’s in a name, right?”, geeft Lucas aan. Er komt echter wel wat meer bij kijken dan dat: “Eerst ga je de informatie die je zelf tot je beschikking hebt verzamelen. Voor kabels bijvoorbeeld, een tastbaar product, probeer ik eerst inzicht te krijgen in de materialen. Met behulp van bijvoorbeeld een bill of materials, kan ik vaak exact inzien wat er aan materiaal in een specifieke kabel verwerkt zit. Reken dit om in euro’s en voilà, je hebt een mooi startpunt voor het opzetten van je should-cost model”, vertelt Lucas. Op basis van openbare industriegegevens van bijvoorbeeld het CBS, EuroStat of Census (VS) is het goed mogelijk een eerste kostenmodel op te zetten, die bij benadering juist en gangbaar is in de specifieke markt die je onderzoekt. “Heb je bijvoorbeeld in kaart gebracht dat de kostprijs voor een product van jouw leverancier voor 20% uit loon bestaat, terwijl het gemiddelde in die markt rond 10% ligt? Dat betekent mogelijkerwijs ruimte voor onderhandeling, of dat processen wellicht efficiënter ingericht kunnen worden. In ieder geval een reden om het gesprek aan te gaan!” geeft Lucas aan.

Om een model verder toe te spitsen op een bepaalde leverancier, kan je bijvoorbeeld gebruik maken van jaarverslagen of benchmarks. Met enig begrip van financiële verslaggeving en de financiële structuur van de partij in kwestie, kan ook een winst-en-verliesrekening al veel inzicht bieden in de kostenstructuur van een leverancier. Inzichten die je vervolgens kan doorvertalen in het model. Kortom, met grondig deskresearch kom je een heel eind. Zodra er behoefte is aan een hoger detailniveau, is een coöperatieve houding van de leverancier vereist. Dit is vaak pas relevant voor strategische leveranciers. Er is diepgaande kennis nodig over hoe een leverancier te werk gaat, hoe de keten is ingericht, en hoe processen zijn vormgegeven. Hiervoor is het noodzakelijk om de samenwerking met een leverancier verder op te zoeken, bijvoorbeeld door het organiseren van gezamenlijke workshops met de leverancier, of het organiseren van site visits. De focus verplaatst zich dan steeds meer van fact-based onderhandelingen, naar het – al dan niet gezamenlijk – identificeren en optimaliseren van inefficiënties om besparingen te realiseren.

“Voor inkooporganisaties die streven naar een hoger volwassenheidsniveau, zou het gedachtegoed van strategisch kostenmanagement en de methodiek omtrent should-cost zeker de revue moeten passeren,” concludeert Lucas. Het kijkt verder dan prijskaartjes, onderzoekt de bouwstenen van kosten in de keten, draagt bij aan eerlijke prijzen en aan het opbouwen van duurzame partnerships met leveranciers. Kostenbeheersing, impactvolle inkoopbeslissingen en, belangrijker nog, een leidende positie in de voortdurend veranderende wereld van inkoop! De should-cost analyse is daarin geen statische tool, maar eerder een navigatie-instrument op weg naar duurzaam concurrentievoordeel en succes in het hedendaagse inkooplandschap.

Het doel is dat de inkooporganisatie van Alliander uiteindelijk zelf aan de slag kan met de methodiek en strategisch kostenmanagement de norm wordt. “Alliander is momenteel druk bezig met het doorontwikkelen van de methodiek en er zijn al meerdere interessante use-cases voorbij gekomen sinds het project is gestart. Ik merk dat collega’s steeds vaker een should-cost analyse wil inzetten voor hun inkoopportfolio. Met name nu een aantal grote contracten opnieuw in de markt worden gezet, en er steeds meer indexatieverzoeken binnenkomen. Mooi om te zien dat iedereen de meerwaarde ervan in ziet!”.