In een eerder artikel zijn we ingegaan op het uitvoeren van een spendanalyse, en hoe dit een uitstekend eerste middel vormt om snel inzicht te verkrijgen in kansen, risico’s en verbeterpotentieel. Maar een dergelijke analyse leidt toch vaak tot de vraag “en nu?”. Hoe maak je de stap van inzicht naar actie en verbetering bij een spendanalyse?
Het bepalen van de doelstelling
Bij datagedreven inkoopverbetering geldt het credo “Begin with the end in mind”. Start dus met het bepalen van de doelstelling: wat willen we met de analyse bereiken? Is dit bijvoorbeeld:
- Het behalen van inkoopbesparingen;
- Het vormgeven van de inkooporganisatie en de benodigde bezetting (incl. het aantal FTE’s);
- Het opstellen van categoriestrategieën, of een inkoop- of aanbestedingskalender?
- De uitnutting van contracten in kaart brengen;
- Mogelijke onrechtmatigheden boven tafel krijgen;
- Of een combinatie van bovenstaande?
De spendanalyse kan in elk van deze gevallen een middel zijn om deze doelen te bereiken, en geldt als startpunt voor verdere verbetering. Maar het is zelden een doel op zich.
Dit komt omdat de klassieke spendanalyse slechts antwoord geeft op de vragen ‘wie koopt wat, wanneer, bij welke leveranciers, en voor welke prijs?’. En alhoewel dit nuttige informatie biedt, is een dergelijke spendanalyse vaak slechts beschrijvend en uitsluitend op het verleden gericht. Daarmee zijn van de meeste constateringen de oorzaken niet helder, en kunnen geen logische vervolgacties worden bepaald.
Van data tot actie
Door de spendanalyse te verrijken met bijvoorbeeld een contractanalyse en relevante benchmarks, gecombineerd met inzicht in de relevante marktontwikkelingen, vormt zich pas een beeld van het onbenutte potentieel. We onderscheiden vier soorten analyses, waarbij voor elke stap de complexiteit, de directe toepasbaarheid en de waarde voor de organisatie toeneemt:
- De beschrijvende analyse vertelt wat er gebeurd is, bijvoorbeeld dat de spendanalyse aantoont dat de uitgaven aan cateringdiensten in 2020 met 40% zijn gedaald;
- De diagnostische analyse biedt inzicht in waarom iets is gebeurd; bijvoorbeeld dat de stijging in uitgaven aan energie het gevolg is geweest van de oorlog in Oekraïne en de afgenomen gasexport uit Rusland;
- De voorspellende analyse geeft inzicht in wat er naar verwachting gaat gebeuren, bijvoorbeeld dat vraag naar verwachting zal toenemen en het aanbod niet significant zal toenemen;
- De voorschrijvende analyse, tenslotte, vertaalt al deze inzichten in actie, en geeft daarmee een advies over wat te gaan doen. Bijvoorbeeld: gelet op de risicoaversie van de organisatie, sluit zo snel mogelijk een langlopend energiecontract af voor een periode van 2 jaar of meer.
Een gedegen inkoopanalyse combineert zodoende verschillende soorten analyses, die niet alleen informatie bieden, maar direct aanzetten tot actie.
Hoe pakken wij dat aan?
Een voorbeeld van een dergelijke inkoopanalyse is een steekproef op contracten, bijvoorbeeld als er sprake is van een besparingsopgave. Waar de spendanalyse dan een globaal beeld geeft van de inkoopspend per categorie (en bijvoorbeeld aangeeft dat de spend in categorie ICT in de afgelopen jaren significant is gestegen), is pas een beeld te vormen van het besparingspotentieel in een specifieke categorie als er, in overleg met de contracteigenaar, naar de onderliggende contracten wordt gekeken. Zo kunnen prijzen en condities worden vergeleken met benchmarks uit de sector, en kan daarbij door middel van steekproeven op facturen worden beoordeeld of de in de contracten afgesproken tarieven ook daadwerkelijk worden gerekend. Door daarnaast experts te betrekken die bekend zijn met de inkoopmarkt en relevante ontwikkelingen per productgroep, is daarbij een beeld te vormen van trends, risico’s en besparingsmogelijkheden.
Met dit inzicht onder de arm kan vervolgens een plan worden gemaakt voor bijvoorbeeld het bundelen van volumes, consumptiereductie (volume), het optimaliseren van specificaties of behalen van efficiencyvoordelen (TCO). Dit kan daarna vorm krijgen door bijvoorbeeld het uitvoeren van een nieuwe tender, een heronderhandeling, het opstellen van een nieuw beleid (bijvoorbeeld voor lease of travel), insourcing of procesoptimalisatie.
Het is dus zaak om niet alleen een solide aanpak en tooling te bieden waarmee data kan worden omgezet in informatie, maar om dit ook te kunnen vertalen in concrete verbeteracties. Hiermee verleg je de focus van reactief naar proactief handelen, en ben je in staat meer waarde toe te voegen tijdens het inkoopproces.
Nieuwsgierig naar de mogelijkheden?
Wij helpen jaarlijks tientallen organisaties om inzicht te krijgen in hun uitgaven, om vervolgens met die basis gezamenlijk verdere verbeteringen in te zetten of besparingen te realiseren. Ben je na het lezen van dit artikel nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden die wij op dit vlak bieden voor jouw organisatie? Neem dan contact op met Vincent de Wolf, Managing Consultant en specialist in spendanalyses.
