Een spendanalyse een logisch startpunt voor het scheppen van inzicht in kansen, risico’s en verbeterpotentieel. Maar hoe pak je zoiets aan, welke tools zijn er voorhanden, en wat levert dit op? Dat zetten we in dit artikel uiteen.
De spendanalyse als eerste stap
Na de plotselinge klap die de economie in het coronajaar te verduren kreeg, draait deze inmiddels alweer op volle toeren. Veel bedrijven staan er (financieel) goed voor en zijn op zoek naar kansen om versneld te groeien door overnames, waarbij op dit moment zelfs records worden gebroken: in de eerste helft van 2021 zijn bij de ACM al meer overnames aangemeld dan in heel 2020.
De synergiebelofte vanuit inkoop is vaak groot (denk aan standaardisatie, volumebundeling en leveranciersreductie), maar in onze ervaring hebben veel bedrijven moeite om deze belofte om te zetten in resultaat. Zij missen een overkoepelend beeld van de spend, (overlappende) inkoopcategorieën en (gedeelde) leveranciers, waardoor synergiepotentieel onbenut blijft en de gewenste besparingen blijven liggen. In zo’n geval is een spendanalyse een logische eerste stap.
Een spendanalyse in 6 stappen
Een landelijke energieleverancier bevond zich onlangs in eenzelfde situatie. Om in te spelen op de energietransitie, en de vereiste verbreding van de dienstverlening die daarmee samenhangt, heeft deze partij in de afgelopen jaren ruim 15 ‘installatiebedrijven’ overgenomen die installatie, service en onderhoud bieden voor o.a. CV ketels, zonnepanelen en warmtepompen. Alhoewel de officiële acquisities al enige tijd zijn afgerond en de partijen veelal overlappende inkooppakketten kenden, waren nog niet alle synergievoordelen inzichtelijk en behaald. Om dit potentieel in kaart te brengen en een helder startpunt te bieden voor de realisatie ervan, heeft EPSA Netherlands deze organisatie ondersteund met een spendanalyse die op een uniforme manier de spendgegevens van alle installatiebedrijven inzichtelijk maakt, en synergiepotentieel blootlegt.
Hierbij hanteerden we onze bewezen aanpak in 6 stappen. Samen met de klant beginnen we met het afstemmen van de gewenste output: welke data hebben we nodig en welke uniforme categoriestructuur hanteren we?
Daarna exporteren we de spendgegevens vanuit de verschillende bronsystemen, waarna wij met slimme technologie alle overlappende crediteuren (zoals ‘KPN BV’ en ‘KPN’) ontdubbelen – een belangrijke stap om gedeelde leveranciers – en daarmee synergiepotentieel – over alle bedrijven heen inzichtelijk te maken. Tenslotte elimineren we hier eventueel aanwezige fouten, discrepanties en gebreken uit de dataset, waarna deze klaar is voor verdere analyse.
Dit begint met het classificeren van leveranciers en de ingekochte artikelen aan de hand van een specifieke categorie-indeling, waarmee we de spenddata verrijken. Omdat deze aangewezen categorieën een fundamentele pijler vormen van de uiteindelijke analyse, valideren we deze met elk van de installatiebedrijven. Zo ontstaat er een gedragen beeld van de verdeling van de spend over alle inkoopcategorieën en installatiebedrijven heen. Tenslotte analyseren we alle informatie in onze Power BI analysetool, waarin we de data kunnen ‘slicen en dicen’, en kunnen inzoomen op kansrijke leveranciers en productgroepen in onze standaard dashboards.
In dit project zijn er daarnaast twee specifieke, meer diepgaande dashboards op artikelniveau ontwikkeld, waarmee artikelprijzen kunnen worden vergeleken over meerdere leveranciers heen, om zo te kunnen bepalen bij welke leverancier bepaalde onderdelen het beste kunnen worden ingekocht.
De mogelijkheden van moderne spendanalyse tooling
De tijd dat spendanalyses uitsluitend met behulp van draaitabellen in Excel worden gemaakt ligt – gelukkig – achter ons. Tegenwoordig worden hiervoor moderne Business Intelligence (BI) oplossingen zoals Power BI, Tableau of Qlik ingezet. Deze BI tools hebben als voordeel dat ze grotere capaciteit combineren met snellere performance, verschillende databronnen kunnen combineren, betere en meer dynamische visualisatiemogelijkheden bieden (‘doorklikken’), data geautomatiseerd kunnen updaten, betere opties voor gegevensbeveiliging bieden en via de browser overal toegankelijk zijn.
Dan is er SpendSense, onze eigen spendanalyetool. SpendSense is ontwikkeld op basis van Power BI en is inmiddels bij tientallen klanten met succes ingezet. Het is een gebruiksvriendelijk platform dat bestaat uit hoge kwaliteit PowerBI-dashboards. Drag & drop data in het systeem, en onze gespecialiseerde AI doet de rest. Het platform maakt het eenvoudig om de spendanalyse te updaten zodat de data altijd actueel is. De analyse kan worden aangevuld met optioneel maatwerk zoals een artikelanalyse, een Kraljic matrix, of een Scope3 analyse.
Inzicht in het synergiepotentieel
In de analyse zijn meer dan 4.000.000 factuurregels verwerkt, van meer dan 6.000 leveranciers. Vanuit deze data biedt de spendanalyse een snel inzicht in alle (zowel directe als indirecte) inkoopcategorieën en kunnen specifieke verbetergebieden worden geïdentificeerd. Inmiddels is de energieleverancier met diverse initiatieven gestart, waaronder het maken van overkoepelende afspraken met leveranciers op basis van gebundelde volumes, en kunnen de kleinere bedrijven in de samenwerking meeliften op groepscontracten met gunstigere tarieven. Inzicht in de uitgaven maakt het mogelijk portfolio’s te standaardiseren, de impact te kwantificeren en het aantal leveranciers te verminderen. Daarnaast brengt de spendanalyse waardevolle informatie in voor de categorieplannen waaruit mede de inkoopstrategie wordt afgeleid. En is het de bron voor regelmatige consultatie met betrekking tot specifieke niche-uitgaven nu alle uitgaven netjes gecategoriseerd zijn. Dit heeft al geleid tot diverse besparingen op zowel de primaire als niet-primaire uitgaven van enkele miljoenen euro’s. Tenslotte is het uitvoeren van routinematig opzoek- en analysewerk veel efficiënter geworden; in plaats van uren zoekwerk in Excel spreadsheets kan nu in enkele minuten de gewenste informatie worden geraadpleegd.
“Met hun heldere en gestructureerde aanpak heeft EPSA Netherlands ons uitstekend geholpen om detail inzicht te verschaffen in de totale inkoopspend over alle installatiebedrijven heen. Met dit inzicht onder de arm hebben we al vele inkoopinitiatieven kunnen starten en tot een goed einde kunnen brengen.”
Categoriemanager, Energieleverancier NL
Enthousiast geworden?
Net als deze organisatie helpt EPSA Netherlands jaarlijks tientallen organisaties, in zowel de private als publieke sector, met het scheppen van inzicht in de uitgaven. Soms als standalone opdracht, maar vaker in het kader van een bredere inkooptransformatie, waarbij de spendanalyse zorgt voor een solide startpunt op basis van data. Ook inkoopbesparingstrajecten, analyses van inkoopsynergiën (voor private equity of fusie-organisaties), of rechtmatigheidsanalyses (voor publieke organisaties) starten in de regel met een analyse van de spend en de contracten. Zo creëren we eerst het gewenste inzicht in risico’s en verbetermogelijkheden, zodat u daarmee tot actie kunt overgaan. En na afronding van de eerste analyse kunnen wij de rapportage periodiek (bijv. per jaar of per kwartaal) aanvullen met de meest recente data, zodat u altijd een up-to-date beeld heeft van de uitgaven.
Bent u na het lezen van dit artikel nieuwsgierig geworden naar de verdere mogelijkheden die wij op dit vlak bieden? Neem dan contact op met Vincent de Wolf, Managing Consultant en specialist Spendanalyses.
