In de huidige snel veranderende wereld staat elke organisatie voor de uitdaging om risico’s en verstoringen in de toeleveringsketen effectief aan te pakken. Hoe kunt u uw (inkoop)organisatie wapenen tegen onverwachte gebeurtenissen? Dat is waar risicomanagement het verschil maakt.
Nieuwe sleutelwoorden
Tot een paar jaar geleden was de sterkste supply chain de meest efficiënte. Just-in-time produceren en leveren met zo min mogelijk tijd op de plank en minimale voorraad. Vandaag de dag is leveringszekerheid echter van cruciaal belang. Aanhoudende grondstoffenschaarste, geopolitieke spanningen en een energiecrisis hebben dit pijnlijk duidelijk gemaakt, door grote verstoringen te veroorzaken. Het lastige van dit soort onvoorspelbare risico’s is dat je de gevolgen pas merkt op het moment dat ze zich voordoen. Het vermijden van een risico zonder uitkomst voelt voor veel organisaties als een kostbare en tijdrovende activiteit. Echter, als organisaties overvallen worden door verstoringen zijn er vervolgens ad-hoc oplossingen nodig die veel duurder en tijdrovender zijn en bovendien niet optimaal aansluiten.
De Risico Scan
EPSA Netherlands helpt organisaties onverwachte uitdagingen te overwinnen en inkooprisico’s structureel te minimaliseren. Het vertrekpunt hiervoor is een Risico Scan, die wij met behulp van onze eigen assessment tool kunnen uitvoeren. De Risico Scan is een uitgebreide analyse van het inkoopproces en de inkooporganisatie. Met het resultaat van de scan kunnen betere beheersmaatregelen en mogelijke interventies opgesteld worden om zo proactief risico’s te beperken.
HOE WERKT DE RISICO SCAN
1. Inventariseren
De eerste stap van de Risico Scan is een grondige inventarisatie van alle actieve leveranciers in de organisatie. Een spendanalyse is het startpunt voor het verkrijgen van inzicht in de leverancierspopulatie. Het doel is om onderscheid te kunnen maken tussen eenmalige leveranciers en leveranciers die structureel een substantiële bijdrage leveren aan een organisatie.
2. Segmenteren
Vervolgens stellen we vast welke leveranciers, ofwel onderliggende categorieën, de meeste aandacht nodig hebben op het gebied van risicobeheersing. Hierdoor kunnen organisaties hun inspanningen richten op de meest kritische gebieden. Het resultaat van deze stap is de segmentatie van de leverancierspopulatie. We kijken hierbij enerzijds naar de potentiële impact op de kosten en anderzijds naar de potentiële impact op organisatiegroei.
3. Classificeren
In de derde stap beoordelen we de waarschijnlijkheid dat risico’s zich daadwerkelijk voordoen. De gewogen som van de risico’s samen bepalen de waarschijnlijkheid dat risico’s zich manifesteren in concrete onderbrekingstijd van de bedrijfsvoering. We classificeren de risico’s in drie categorieën:
- Leveranciersrisico: de risico’s die verband houden met individuele leveranciers, zoals financiële stabiliteit, betrouwbaarheid of prestatieproblemen.
- Omgevingsrisico: de externe factoren die invloed kunnen hebben op leveranciers, zoals economische omstandigheden, politieke onrust, handelsbelemmeringen of natuurrampen.
- Alignmentrisico: de mate van overeenstemming tussen de organisatie en haar leveranciers op gebieden als cultuur, afstemming op product- of dienstniveau of vraagvoorspelling.
Bron: Gerco Rietveld, Inkoop een nieuw paradigma, 2009, Dirk Jan de With 2016 en John van Veen, 2018.
4. Beheersen
De vierde stap is het definiëren en uitvoeren van beheersmaatregelen. Er zijn vier algemene strategieën om met risico’s om te gaan:
- Beëindigen Beëindiging is de meest directe strategie om risico’s te minimaliseren. Een voorbeeld van een krachtige beheersmaatregel om risico’s te beëindigen is het systematisch vermijden van specifieke geografische markten of leveranciers.
- Overdragen Bij het overdragen van een risico verdwijnt deze niet, maar wordt de verantwoordelijkheid ervan overgedragen naar een andere organisatie. Het strategisch toepassen van de ‘Make or Buy’-beslissing is een voorbeeld van een beheersmaatregel die het risico overdraagt naar een andere partij.
- Behandelen Het behandelen van een risico gaat in de regel gepaard met de meeste inspanning. Door middel van bijvoorbeeld de uitbreiding van de supply base of het versterken van de eigen concurrentiepositie behandel je een risico.
- Aanvaarden De bereidheid van je organisatie om risico’s te accepteren, speelt een belangrijke rol bij de afweging om een risico te aanvaarden. Het opstellen van back-upscenario’s is een voorbeeld van een beheersmaatregel waarbij je het risico aanvaard, maar wel de potentiële impact minimaliseert.
5. Monitoren
Risico’s zijn voortdurend in beweging en kunnen snel veranderen door nieuwe ontwikkelingen of gebeurtenissen. Daarom is het inbouwen van mechanismen om de risico’s continu te blijven monitoren erg belangrijk. Zo kunnen organisaties snel reageren op veranderingen en potentiële risico’s vroegtijdig identificeren.
6. Bijsturen
De laatste stap is het inspelen op de veranderingen die je in de monitoringfase hebt vastgesteld. Denk aan het afstemmen met leveranciers en gezamenlijk de prestaties te verbeteren, of het uitfaseren van leveranciers die niet meer aan de normen of behoeften van de organisatie voldoen.
Ondersteuning nodig bij Risicomanagement?
Inzicht krijgen in de risico’s van uw leveranciersportfolio en de wijze waarop deze risico’s te managen? Onze Managing consultant en specialist risicomanagement Erwin de Meij staat voor u klaar.
