Resultaten
Dit project leidde voor onze opdrachtgever tot de volgende resultaten:
Door lagere rendementen en hogere (patiëntgebonden) kosten staat de zorgsector onder grote financiële druk. Het revalidatiecentrum (jaarlijks >15.000 klinische- en poliklinische patiënten) ondervond hiervan de gevolgen, zoals het afblazen van eerder voorziene uitbreiding en nieuwbouw. Hierdoor ontstond de behoefte om een gezondere bedrijfsvoering te realiseren.
Een van de manieren om gezondere bedrijfsvoering te verwezenlijken was via een verlaging van de inkoopkosten. Tevens zocht het revalidatiecentrum handvatten om de inkoopvolwassenheid naar een hoger niveau te brengen. De organisatie had een groot aantal kleine leveranciers, beperkt inzicht in de contracten en een onvoldoende gestroomlijnd purchase-to-pay (P2P) proces. Ook omdat er vanwege de snel ontwikkelende coronacrisis onvoldoende capaciteit beschikbaar was in de eigen inkoopfunctie, benaderde de afdeling Inkoop EPSA Netherlands om het project te begeleiden. Met als doel: het snel verkrijgen van inzicht in de inkoopuitgaven en vervolgens het realiseren van inkoopbesparingen en -verbeteringen.
Aanpak
Het project werd verdeeld in twee fasen:
Fase 1: Spend- en volwassenheidsanalyse en het opstellen van een inkoopprojectplan
Fase 2: Realisatie van het inkoopprojectplan
Het doel van de eerste fase was inzicht te bieden in de inkoopuitgaven en het verbeterpotentieel voor daadwerkelijke inkoopbesparingen en -verbeteringen. Fase 1 startte met een grondige spendanalyse, waarbij de consultants van EPSA Netherlands op basis van de factuurgegevens van de afgelopen jaren inzicht boden in de huidige uitgaven; verdeeld over verschillende inkoopcategorieën, afdelingen en leveranciers. Deze spendanalyse vulden de consultants aan met een analyse van contracten en facturen, om voor de belangrijkste inkoopcategorieën het besparingspotentieel te bepalen. Hierbij schakelde EPSA Netherlands eigen categorie-experts in om de marktconformiteit en de belangrijkste condities van de verschillende contracten te toetsen en per categorie besparingsinitiatieven in kaart te brengen. In gesprekken met diverse budgethouders (o.a. IT, Technische Dienst, Facilitair Bedrijf) werden deze initiatieven gevalideerd en aangescherpt zodat een breed gedragen “foto” ontstond.
Vincent de Wolf
Douwe Ribbink
"Naast het project heeft het revalidatiecentrum haar inkoopteam tevens versterkt met twee inkopers. De opdrachtgever is daarmee dan ook klaar voor de toekomst!"
Vier dimensies
Vervolgens toetsten de consultants de inkoopvolwassenheid van het revalidatiecentrum op vier dimensies:
1) organisatie en beleid;
2) proces en systemen;
3) informatie en documentatie;
4) contracten en leveranciers.
Voor elke dimensie bepaalden zij meerdere verbeteracties. Deze kwalitatieve verbeteringen voor de verdere professionalisering van de inkoopfunctie kwamen met de inkoopbesparingsinitiatieven samen in een inkoopprojectplan.
In de tweede fase begeleidde het projectteam de opdrachtgever bij de implementatie van dit inkoopprojectplan. Hierbij lag de focus op de meest urgente en kansrijke initiatieven. Zo voerden zij een tender uit in de categorie Food om een significante kostenbesparing te realiseren, samen met een verbetering van de leveringskwaliteit en een administratieve lastenverplichting. Daarnaast startte het revalidatiecentrum met het optimaliseren van het purchase-to-pay proces. Het projectteam bracht de (knelpunten binnen de) huidige systeemondersteuning per processtap in kaart en definieerde een effectiever en efficiënter proces. Ook begeleidden de consultants het selectieproces voor een nieuwe P2P module. Zij brachten hiervoor de belangrijkste functionele eisen in kaart voor de inkoopaanvragen, workflows, goedkeuringsschema’s, inkooporders, ontvangstregistratie, 3-way-matching, functionaliteit van de spendanalyse en vereiste koppelingen. De specificaties toetsten de consultants tijdens diverse demosessies met leveranciers en stakeholders. Na aanschaf begeleidden de consultants de eerste fase van de implementatie van de nieuwe module.
Inzicht
Inzicht in de inkoopspend, inkoopbesparingen en kwalitatieve verbetergebieden
In de eerste fase leverde EPSA Netherlands een beknopt inkoopprojectplan op met besparingsopties die optelden tot +/- €500k (jaarlijks). Om de inkoopvolwassenheid verder te verhogen, bevatte het plan ook verbetervoorstellen voor het inkoopbeleid, contractbeheer en contractmanagement, inkooptemplates en het purchase-to-pay proces
Inkoopbesparingen
Significante inkoopbesparingen, o.a. op de categorie Food
Het resultaat van de tender voor de inkoopcategorie Food was een significante besparing (+/- €100k jaarlijks): het revalidatiecentrum verdiende onze projectkosten hiermee ruimschoots terug. Naast deze tender voerden de consultants van EPSA Netherlands andere inkoopoptimalisaties uit om ‘quick wins’ te behalen. Zo voegden we contracten van liftonderhoud samen en optimaliseerden we de onderhoudsfrequentie van het zwembad. Dit leidde tot kleinere besparingen.
Verbetering
Verbetering van het purchase-to-pay proces
Na het in kaart brengen van de functionele eisen en het vergelijken van diverse aanbieders, is een module geselecteerd die kon rekenen op het vertrouwen van de gebruikers en goed aansluit bij het huidige systeemlandschap. Dit systeem stelt de opdrachtgever in staat om in het vervolg inkoopbesparingen op de tail spend te behalen, via een gebruiksvriendelijker bestelproces en meer geautomatiseerde financiële afhandeling.
Prettige samenwerking
De consultants van EPSA Netherlands (Vincent de Wolf en Douwe Ribbink) kijken terug op een prettige samenwerking. Hierbij hebben we in coronatijd, met alle geldende beperkingen, toch een duidelijke bijdrage kunnen leveren aan een verbeterde bedrijfsvoering in de revalidatiezorg. Naast het project heeft het revalidatiecentrum haar inkoopteam tevens versterkt met twee inkopers. De opdrachtgever is daarmee dan ook klaar voor de toekomst!
