EPSA Procurement heeft onlangs voor de gemeente Oldenzaal een rechtmatigheidsanalyse uitgevoerd. Door zwangerschapsverlof was er tijdelijk behoefte aan extra ondersteuning. In overleg tussen Ruud Alferink (inkoopcoördinator gemeente Oldenzaal) en Ruben Kip (EPSA Procurement) werd besloten dat dit project goed zou aansluiten bij die behoefte. Het doel was vooral om de analyse zorgvuldig uit te voeren en daarmee een stevige basis te leggen voor de toekomst.
Rechtmatigheids-analyse in Oldenzaal: een stevige basis voor de toekomst
Voorbereidingsfase
Binnen de gemeente werkten al eerder consultants van EPSA Procurement, waardoor het logisch was om ook voor dit traject samen te werken. De gemeente wilde vooral een focus op kwaliteitsverbetering en ontzorging realiseren. Tijdens de voorbereidingsfase waren er enkele uitdagingen, met name in het verzamelen van gegevens uit de financiële administratie en het aanleveren van de benodigde gegevens. Dankzij de flexibele aanpak van EPSA Procurement kon het traject snel worden opgepakt na een korte overdracht. De zorgvuldige werkwijze zorgde direct voor vertrouwen en een stevige basis voor de rest van het project.
Uitvoeringsfase
In het Plan van Aanpak zijn verantwoordelijkheden duidelijk vastgelegd: de gemeente zorgde voor het aanleveren van informatie en beantwoording van inhoudelijke vragen, terwijl EPSA Procurement de uitvoering van de analyse voor zijn rekening nam. Gedurende het traject waren er vaste overleggen met de inkoopcoördinator en de accountant om afstemming en voortgang te bewaken. Door het grootste deel van het werk extern te laten doen, bleef de extra belasting voor de interne organisatie beperkt. Daarnaast werd ook de communicatie verzorgd door EPSA Procurement, wat een merkbare kwaliteitsverbetering opleverde. Binnen het project schakelden de consultants actief met verschillende afdelingen, waarbij de samenwerking soepel en efficiënt verliep.
Resultaat
Hoewel er vooraf enige twijfel was over de overdracht, werd het project moeiteloos opgepakt. Extra informatieverzoeken werden snel verwerkt en de uiteindelijke kwaliteit van de aanlevering was hoog. Dit gaf de organisatie overzicht en rust – een bijkomend voordeel dat vooraf niet expliciet als doel was benoemd. Dankzij het toepassen van de Pianoo-methodiek ligt er nu een stevige basis voor toekomstige controles. De accountant was zeer positief en merkte op dat alle benodigde stukken volledig en netjes waren aangeleverd.
Leermoment
Een belangrijke les voor toekomstige trajecten is het belang van een goed gestructureerd bronbestand. Bij aanvang bleek dat de koppeling tussen contracten en uitgaven niet altijd helder was. Door hier vooraf meer aandacht aan te besteden, kan een volgend traject nog efficiënter verlopen aangezien het veel tijd en energie bespaart.
Eindoordeel
De gemeente Oldenzaal waardeert de dienstverlening van EPSA Procurement met een 5 op een schaal van 0 tot 5. Het traject verliep vlekkeloos en leverde een kwalitatief sterke basis op, precies in lijn met de doelstelling. De aanpak rond de rechtmatigheidsanalyse wordt gezien als waardevol, met name vanwege de volledige ontzorging en professionele uitvoering. De gemeente Oldenzaal kijkt positief en met vertrouwen terug op de samenwerking en beschouwt de werkwijze van EPSA Procurement als een sterke basis voor toekomstige controles. Voor andere gemeenten kan een dergelijke aanpak bij een rechtmatigheidsanalyse een waardevolle optie zijn.
