Inkoop moest klantgerichter, werd complexer en de doorlooptijd van inkooptrajecten nam toe. In de zomer van 2022 kwam de transitie in een stroomversnelling, met een nieuw inkoop MT, een hernieuwde afdelingsstructuur, gestroomlijnd beleid en verbeterde processen en procedures. Inkoopadviesbureau EPSA Netherlands interviewde diverse managers en medewerkers van de inkoopafdeling om een beeld te krijgen van de huidige ontwikkelingen.
Strategie en transitie
UWV staat met haar dienstverlening midden in de maatschappij: 21.546 medewerkers op 69 locaties zorgen voor onder andere meer dan 1 miljoen uitkeringen en helpen duizenden mensen weer aan het werk. De UWV Strategie 2021-2025 is geënt op meer aandacht voor de menselijke maat en preventie, door verbetering en verbreding van de dienstverlening. Open en modern leiderschap, ontwikkeling van medewerkers en samenwerking met medezeggenschapsorganen en samenwerkingspartners zijn een aantal speerpunten om invulling te kunnen geven aan de strategie. Het is de missie van de afdeling Inkoop om samen met de leveranciers op een professionele en gedreven manier bij te dragen aan de maatschappelijke taak van UWV. De inkoopafdeling draagt de verantwoordelijkheid voor € 900,- mln. spend (verdeeld over onder andere IT, facilitair, HR, re-integratie en voorzieningen) en is hiermee essentieel voor de interne organisatie én de doelgroep van UWV: de Nederlandse maatschappij.
UWV is een omvangrijke en complexe organisatie. Hoofd Inkoop Inge van der Meij begon in 2018 als Inkoopadviseur, werd Manager Inkoopadvies in 2020 en kwam in 2022 aan het roer van de afdeling te staan.
De afgelopen periode heeft ze zich hardgemaakt voor de transitie naar een strategische inkoopafdeling: “Vanaf mijn start heb ik intern met zo’n 100 collega’s gesproken en ben ik bij veel stuurgroepen aan tafel gegaan om inkoop zichtbaar te maken. In overleg met de Raad van Bestuur is het mandaat bij de afdeling Inkoop komen te liggen. De besluitvormingsprocedure ligt nu voornamelijk bij het inkoop MT en is enorm versimpeld.
De creatie van een stabiele managementlaag was een van de eerste prioriteiten. Het zevenkoppige inkoop MT bestaat uit gepromoveerde oud- en jong gedienden die samen met hun teams bouwen aan de nieuwe visie van de afdeling. Drie functiegebieden die samen zorgen voor een integrale benadering: Categorie Management, Contract- & Leveranciersmanagement (CLM) en Inkoopadvies.
Manager Contract- & Leveranciersmanagement Bianca Niekus omschrijft het transitiejaar: “We moesten starten met een nieuw team en begonnen met een management development traject. Door de laagdrempeligheid van Inge ontstond er een hele prettige sfeer. Mensen zeggen wat ze denken en dat ervaar ik als heel positief. We zijn lerende en we nemen als MT de ruimte om te groeien.”
Categorie management
Categorie Management is het strategische inkoopteam binnen de afdeling met tien medewerkers. Het doel is maximalisering van de toegevoegde waarde voor de business van UWV en minimalisering van risico’s, impact op de mens, milieu en kosten. Met haar oorsprong in de private sector, begon Kim Hoogwoud in 2021 bij UWV als Senior Contractmanager en maakte de stap een jaar later naar Manager Categorie Management: “We werken met belastinggeld en kunnen vanuit inkoop een belangrijke bijdrage leveren aan kostenbewustzijn binnen UWV. Categorie Management zorgt voor een balans tussen de menselijke maat en het kostenbewustzijn.” Hoogwoud vervolgt: “Een van de belangrijke pijlers is de lange termijn visie. We willen veel meer strategisch gesprekspartner zijn, kennis van buiten naar binnen brengen en de ambities van heel UWV en opdrachtgevers realiseren.”
Categorie Manager Inhuur & Werving Selectie José van der Geest was voorheen Senior Contract- en Leveranciersmanager. Van dichtbij maakte ze mee waar de uitdagingen lagen: “Inhuur is een categorie waar veel geld in omgaat en waar we met een aantal onrechtmatigheden te maken hebben.
Een aantal contracten zijn niet marktconform. In plaats van te werken vanuit aflopende contracten en een aanbestedingskalender, kijken we nu divisie overstijgend, stellen we de vraag welke behoefte de organisatie de komende jaren heeft en onderzoeken we hoe de markt zich ontwikkelt.”
Vanuit dit vooronderzoek luistert van der Geest goed naar marktpartijen om te begrijpen waar de knelpunten zitten. Met een interne analyse worden de visie, behoeften, projecten en spend binnen- en buiten contracten in kaart gebracht. De samenwerking met de business en binnen de inkoopafdeling is essentieel: “Het was bij aanvang zoeken hoe de samenwerking met HR goed in te richten. We hebben nu een Categorie Board met leden van het inkoop MT en de directie van HR. We nemen HR nu ook mee naar leveranciers en congressen om voor begrip te zorgen. Contract- en Leveranciersmanagers betrek ik bij mijn plannen en die weten daardoor wat er speelt. Dit versterkt het enthousiasme. Inkoopadviseurs maken onderdeel uit van het multidisciplinaire team en worden ingeschakeld zodra er zicht is op aanstaande aanbestedingen.”
Contract- & Leveranciersmanagement
Bianca Niekus is als Manager Contract- & Leveranciersmanagement (CLM) een van de twee eindverantwoordelijken voor een team van ongeveer 20 medewerkers. Ze werkt ruim 34 jaar bij UWV in diverse functies en geeft aan vooral vertrouwen te hebben in de energie van Inge en waar ze met de afdeling naartoe wil. Een evaluatie onder de medewerkers over de veranderingen schetst een positief beeld. Er is energie op de afdeling nu er duidelijkheid is geschept en men voelt dat er inspraak is. Nu de basis staat kijkt Niekus uit naar het vervolg: “De volgende stap is het in kaart brengen van alle processen om door te ontwikkelen en risico management te borgen. We hebben de SOM methodiek ontwikkeld, waarbij we strategische leveranciers classificeren en definiëren hoe we met leveranciers omgaan. De uitkomst is bepalend voor hoe de hele organisatie samenwerkt met een leverancier.” Ook IT is een belangrijk aandachtspunt. Niekus geeft aan hoe er meer dashboards worden ontwikkeld, ondersteunend aan de eigen SLA’s en KPI’s: “SROI (Social Return On Investment) is een belangrijk onderdeel. Hierbij is het de bedoeling dat UWV-leveranciers een percentage van hun winst investeren uit UWV-opdrachten in de samenleving. De implementatie van een nieuw CLMS systeem staat gepland, zodat we informatie goed kunnen vastleggen en monitoren in één complete centrale contractadministratie. Het maatschappelijk belang van UWV is groot. Vanuit CLM komt Social Return dichtbij de maatschappij. Zo zijn onze inzichten ook inzetbaar voor een buurthuis of mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.”
Inkoopadvies
Inkoopadvies bestaat uit twee teams van 15 medewerkers, aangestuurd door managers Dick Evers en Jennifer Wijnen. Inkoopadviseurs werken niet aan één productgroep maar aan meerdere projecten en kijken over categorieën heen. De pool van junioren, medioren en senioren werken actief samen om kennisdeling te stimuleren, samenwerking te bevorderen en het aanbestedingsproces te optimaliseren. Zo krijgen ze de kans om zich in de breedte te ontwikkelen. “De medewerkers groeien inmiddels naar elkaar toe. In het begin was er onvrede over de nieuwe plannen. Men had weinig beeld hoe de brede inzetbaarheid in de praktijk zou uitpakken. Deze onvrede is nu weg. De mensen in mijn team worden betere gesprekspartners, intern en in de marktverkenning. We proberen mensen te stimuleren vooral naar buiten te kijken, naar evenementen te gaan en te kijken naar wat de ontwikkelingen zijn. We moeten de markt durven vragen met de beste oplossing te komen”, aldus Evers. Wijnen vult aan: “Er is meer samenwerking tussen de teams. Collega’s weten elkaar steeds meer te vinden. De tijd van categorie plan naar aanbesteding zal in de toekomst alleen maar sneller gaan. De samenwerking binnen de inkoopafdeling moet zorgen voor efficiëntie en gemak: in plaats van verrast te worden willen we de business verrassen.”
Inkoopadviseurs Sjoerd Uiterwijk Winkel en Dilan Akdeniz hebben de ontwikkelingen ieder op hun eigen manier meegemaakt. Uiterwijk Winkel kwam in 2018 terecht op de inkoopafdeling en merkt dat de transitie in de praktijk inmiddels vruchten afwerpt: “Voor de transitie waren de kaders onduidelijk.
Inkoopadvies
Er is nu meer afstemming tussen Categorie Management en de Inkoopadviseurs. We zoeken naar hoe we het uitvoerbaar kunnen maken. Soms zit je op elkaars stoel en daar ga je over in gesprek, dat vind ik een leuke dynamiek. We hebben nu een veel breder vizier door de toenemende marktkennis.” In lijn met de transitie kijkt UWV goed naar de benodigde competenties van medewerkers en investeert ook volop in nieuw talent: “Het Inkoopadvies team is groot en divers. Er is ruimte voor verschillende types en de afgelopen drie jaar is er een hoop verjonging gekomen. Ik begeleid de Inkoop Trainees van EPSA Netherlands en kreeg van ze terug dat ze enthousiast zijn over de uiteenlopende mensen bij UWV”, aldus Uiterwijk Winkel.
Akdeniz was voorheen inkoper in de private sector en leert de publieke sector sinds 2021 kennen via UWV: “ Ten opzichte van mijn vorige werkgevers is het verschil in diversiteit en cultuur groot. De cultuur is open en informeel. Desondanks de omvang kent- én helpt iedereen elkaar. Ik werd tijdens een goed onboarding programma begeleid door een Inkoopadviseur en die begeleiding had ik ook wel nodig. Ik heb inkoop binnen UWV ervaren als uitdagend en complex, door de grote diversiteit aan afdelingen en belanghebbenden. Ik vind het hartstikke leuk. Er zijn meer procedures en er is meer verantwoording omdat je omgaat met overheidsgeld. Het algemeen belang is hierdoor veel sterker.”
Het vervolg
Van der Meij spreekt met energie en heeft een duidelijke visie voor het vervolg van de transitie. “Ik zou heel vooruitstrevend willen zijn en jurisprudentie creëren waarvan iedereen onder de indruk is. We hebben inkoopkracht van € 900 mln. Op het gebied van MVOI kunnen we veel meer impact maken. Voor de omvang en de koopkracht die we hebben zijn we veel te stil. We mogen meer de randjes opzoeken, er zijn weinig ZBO’s zo groot als wij.” De komende periode staat in het teken van de verdere professionalisering en centralisering. Gebaseerd op de uitspraak van Van der Meij zullen we de komende tijd nog veel horen van deze interessante ontwikkelingen bij UWV.
Geïnterviewden
- Inge van der Meij – Hoofd Inkoop
- Jennifer Wijnen – Manager Inkoopadvies
- Dick Evers – Manager Inkoopadvies
- Bianca Niekus – Manager Contract- & Leveranciersmanagement
- Kim Hoogwoud – Manager Categorie Management
- Sjoerd Uiterwijk Winkel – Senior Inkoopadviseur
- Dilan Akdeniz – Inkoopadviseur
- José van der Geest – Categorie Manager
