DELA is een coöperatie met meer dan 3 miljoen leden en in totaal 5 miljoen verzekerden en heeft zo’n 112 locaties met een crematorium en/of uitvaartcentrum. Afgelopen jaar blies DELA 85 kaarsjes uit: al 85 jaar is DELA specialist in uitvaartverzekeringen en uitvaartverzorging. De focus voor DELA ligt op solidariteit en continuïteit. In 2021 heeft DELA Yarden overgenomen.
Joris
"We hebben de huidige volwassenheidsscore en de gewenste situatie per bouwsteen visueel in kaart gebracht. Hierdoor ontstaan zichtbare “gaps”."
De DELA organisatie
Onze Principal Consultant Joris doet verslag over hoe EPSA Netherlands aan de slag is gegaan bij DELA. EPSA Netherlands heeft advies uitgebracht over de optimale inrichting van de DELA inkoopfunctie, zowel qua structuur als de processen. DELA is ondertussen al een flink eind op weg met de implementatie en hebben samen met EPSA Netherlands een contractmanagement event georganiseerd voor alle contractmanagers van DELA.
De DELA inkoopuitdaging
Binnen de DELA organisatie lag de vraag voor hoe de inkoopfunctie maximaal kan bijdragen aan de organisatiedoelen en welke inrichting van de inkoopfunctie daar het beste bij past. Zowel qua structuur, de rollen als de processen. EPSA Netherlands is gevraagd om een advies uit te brengen over de optimale inrichting van de DELA inkoopfunctie.
De huidige situatie in kaart
Om te bepalen waar je heen wilt, moet je eerst weten waar je nu staat. Met consultant Joris in de lead, is EPSA Netherlands aan de slag gegaan met het in kaart brengen van de huidige situatie. Hiervoor maakt EPSA Netherlands gebruik van haar Inkoop volwassenheidsmodel, bestaande uit 13 bouwstenen voor de inkoopfunctie. Door middel van kwalitatieve en kwantitatieve analyses wordt per bouwsteen de volwassenheid bepaald. Zo zijn bijvoorbeeld binnen twee weken ruim 25 interviews afgenomen door consultants Joris, Vincent en Wiebe.
Uit de analyse bleek dat het inkoopproces vaak een ad hoc karakter heeft, waarbij de inkoopafdeling beperkt betrokken is aan de strategische voorkant van het inkoopproces. Er was niet voor elk inkoopproces een uniforme manier van werken en de rollen & verantwoordelijkheden waren soms diffuus. Qua tevredenheid over de huidige inkoopfunctie gaf zowel de Business als de inkoopafdeling aan dat er ruimte voor verbetering was.
Een stip op de horizon
Nadat de huidige situatie bekend is, kan er naar de toekomst gekeken worden. Wat is de ambitie, wat is het verbeterpotentieel, hoe moet de organisatie ingericht worden en hoe ziet het groeipad eruit? Belangrijk was hierbij dat de inkoopfunctie bij zou dragen aan de realisatie van de organisatie- en businessdoelstellingen, en dat het organisatieontwerp zou gelden voor de nieuwe organisatie waarin Yarden is geïntegreerd.
Joris vertelt: “We hebben de huidige volwassenheidsscore en de gewenste situatie per bouwsteen visueel in kaart gebracht. Hierdoor ontstaan zichtbare “gaps”. Om deze te overbruggen, stellen we diverse interventies voor”. Een voorbeeld is de mate van strategische alignment tussen inkoop en de organisatie. Door te kiezen voor een meer sectorgericht ontwerp en een functie op te nemen die zorgt voor afstemming tussen inkoop en de business gaat het niveau van strategische alignment omhoog.
Het ontwerp
Er zijn verschillende vormen mogelijk met betrekking tot de inrichting van de inkoopfunctie. Om tot het meest geschikte ontwerp te komen, zijn diverse scenario’s geschetst. Van decentraal, tot centraal en alles daar tussenin. Kijkend naar diverse criteria zoals draagvlak, haalbaarheid, aansluiting bij de markt, bleek de organisatievorm “hybride met team accent” het beste aan te sluiten bij DELA. Meer concreet betekent dit dat er gekozen is voor een centrale inkoopafdeling van waaruit in sectorgerichte inkoopteams proactief en nauw wordt samengewerkt met de business. Contract management wordt decentraal in de sectoren uitgevoerd. Verder worden de inkoopteams in de nieuwe organisatie ondersteund door een Inkoop Excellence Center. Hierdoor is focus mogelijk op het beheren en verbeteren van inkoopbeleid, -processen, -tools en -templates. Ook zorgt het Inkoop Excellence Center voor analyses, rapportages, meer en betere kwaliteit van data en voor het optimaliseren en doorontwikkelen van het e-procurement landschap”, aldus Joris.
Als onderdeel van het organisatieontwerp is per rol in het organisatieplaatje een omschrijving gemaakt van de kerntaken en de benodigde competenties. Hierbij is ook het aantal benodigde FTE per rol bepaald. Tevens is het high level procesmodel inclusief de toewijzing van rollen en verantwoordelijkheden uitgewerkt. Tot slot zijn er aanbevelingen gedaan ten aanzien van de inrichting van het e-procurement systeemlandschap.
Het vervolg van Dela
Het totale organisatieadvies is vertaald naar een transformatie roadmap voor de komende paar jaar. Hierin staan op hoog niveau de benodigde initiatieven met betrekking tot governance, mensen, processen, en systemen om de ambitie te kunnen realiseren.
DELA is ondertussen al een flink eind op weg met de implementatie. De nieuwe manier van werken begint dan ook zijn eerste vruchten af te werpen. We zien dat inkoopteams op stoom zijn gekomen en de afstemming en samenwerking met de business is verbeterd. Het Inkoop Excellence Center heeft inmiddels een volledig herziene versie van het DELA inkoop- en uitbestedingsbeleid opgeleverd.
De samenwerking tussen EPSA Netherlands en DELA is niet gestopt na het uitbrengen van het organisatieadvies. Joris is nog wat langer betrokken gebleven om met DELA mee te blijven denken bij de verdere operationalisering, en recent heeft het DELA inkoopteam samen met EPSA Netherlands een contractmanagement event georganiseerd voor alle contractmanagers van DELA.
Wil je meer weten over hoe wij uw organisatie kunnen helpen mee te groeien en kansen aan te grijpen op het gebied van inkoop, neem dan contact op met Joris Krol j.krol@nl.epsa.com
