De samenwerking begon met een inkoopmaturiteitsscan en groeide uit tot een uitgebreide krachtenbundeling om de inkoopafdeling te professionaliseren. Een gesprek met Harry Smeding, die in 2020 via EPSA Netherlands bij de organisatie aan de slag ging, en kolonel Albert Grubben, hoofd van de afdeling Logistiek.
Harry Smeding
Albert Grubben
"De mensen die vanuit EPSA Netherlands bij ons komen, pakken hun rol direct adequaat op."
Ketenprobleem
‘De samenwerking begon toen Defensie EPSA Netherlands een onderzoek liet doen naar de rechtmatigheid van contracten binnen de Landmacht,’ vertelt Harry Smeding. ‘Een senior consultant van EPSA Netherlands heeft een inkoopmaturiteitsscan uitgevoerd om de problemen en mogelijke verbeterslagen in kaart te brengen. Er werd een plan van aanpak opgesteld. Omdat de implementatie daarvan stroef verliep, werd ik gevraagd om coaching te bieden. Later nam ik de leiding van de inkooporganisatie over.’
Het probleem met de (on)rechtmatigheid van contracten was niet alleen op te lossen door inkoop en contractmanagement. ‘We moesten het breder bekijken. Het was een ketenprobleem,’ zegt Smeding. ‘Het mooie was dat Albert toen hoofd Logistiek werd. Hij heeft de nodige kennis en ervaring en durft ook beslissingen te nemen om het op te lossen. Samen zijn we de keten gaan professionaliseren.’
Anticiperen
Kolonel Albert Grubben werkt inmiddels ruim veertig jaar bij Defensie. Sinds drie jaar is hij hoofd Logistiek binnen het commando Land van de Koninklijke Landmacht. Hij geeft leiding aan ongeveer 500 mensen op 12 locaties door heel Nederland en werkt nauw samen met Smeding.
‘Uiteindelijk zijn we er om klanten te helpen: wat is hun behoefte?’ zegt Grubben. ‘Vaak weten we bij Defensie – bijvoorbeeld door geopolitieke veranderingen – niet precies wat er nodig is om tegenwicht te bieden tegen agressie in de wereld. Daar willen we slim op anticiperen met onze nieuwe inkoopstrategie.’
Spelregels
‘Samen met de assortimentsmanagers en collega’s van Finance & Control vormen we inmiddels een team dat de organisatie professionaliseert,’ vervolgt Grubben. ‘We hebben goede processen ontworpen. We dragen onze werkwijze gezamenlijk uit en we helpen elkaar om alles te laten werken zoals bedacht en bedoeld.’
‘Een voetbalwedstrijd verlies je niet vanwege de spelregels, maar omdat je ze niet goed toepast. Als de keeper bij elke corner naar voren komt en wil scoren, loop je risico’s. Iedereen in het team heeft zijn rol. Dat dragen wij uit, en dat echoot nu de hele afdeling en de hele keten door.’
‘Nu merken we al duidelijke verschillen. Niet alleen hebben we de rechtmatigheid beter onder controle, we hebben ook een betere kwaliteit en hogere productiviteit bewerkstelligd. Daarbij, niet onbelangrijk, is de werksfeer verbeterd. Open, eerlijk, betrokken. We leveren echt een gezamenlijke inspanning.’
Differentiëren in contractvormen
‘Ik ben binnengekomen op een kantelpunt in het denken bij Defensie,’ zegt Harry Smeding. ‘Waar vroeger altijd bezuinigd werd, is er nu opeens ruimte om te investeren. Dat maakt het interessant, maar ook uitdagend voor de organisatie: hoe ga je nu om met mensen en materialen? Dat is een behoorlijke omslag.’
Smeding gaf jarenlang leiding aan nationale en internationale inkooporganisaties in de private sector. ‘Ik vond het interessant om te kijken of ik ook bij een overheidsorganisatie een verandering zou kunnen realiseren. Het vooroordeel van buitenaf is toch dat het een logge omgeving is. Maar ook hier kun je impact maken.’
‘Zo hadden we hier vroeger alleen raamovereenkomsten. De markt moest wel leveren, maar wij hoefden niet af te nemen. Ten tijde van bezuinigingen is dat ideaal. Maar je bent daarmee nog geen betrouwbare partner voor je leveranciers. Nu zijn we aan het differentiëren in contractvormen, zodat we de juiste vorm kunnen kiezen bij de juiste situatie. Ook dat hoort bij de nieuwe strategische benadering.’
Extra kennis en kunde
‘EPSA Netherlands denkt goed en snel mee,’ zegt Smeding. ‘Zo hebben we bij het professionaliseren van de inkoopafdeling extra capaciteit nodig gehad. Dan kwamen er tijdelijke collega’s bij vanuit EPSA Netherlands, zoals specialisten op het gebied van aanbestedingstrajecten of life cycle management. Dat gaf ons ademruimte. Als je zelf mensen moet gaan werven, zoeken en screenen, ben je maanden verder.’
‘De mensen die vanuit EPSA Netherlands bij ons komen, pakken hun rol meteen adequaat op,’ zegt Grubben. ‘Ze worden snel opgenomen in het team en draaien als volwaardig lid mee. Dan denk je uiteindelijk ook: hè, wat zonde dat je weggaat. Maar we nemen ook afscheid van mensen die niet zo goed blijken te passen. Dat is ook geen probleem.’
‘Tegelijk helpt EPSA Netherlands jonge talenten te werven vanuit hogescholen en universiteiten. Die volgen dan een TOP-traineeship waarin ze van beide kanten begeleid worden. Daarna is de bedoeling dat ze bij ons in dienst komen. We hebben ook samen met EPSA Netherlands een inkoopacademie opgezet.’
Succesvolle samenwerking
‘Voor een succesvolle samenwerking moet je op drie manieren goed bij elkaar aansluiten,’ zegt Grubben. ‘Je moet een gezamenlijk doel voor ogen hebben. Je moet bij elkaar passen wat waarden en normen betreft. En je moet in de praktische zin op elkaar afgestemd zijn, met dezelfde processen en procedures werken. Het klinkt logisch, maar de basis moet er wel zijn. In de samenwerking met EPSA Netherlands is dat het geval.’
‘Wat ik leuk vind aan deze case is dat de verandering bij inkoop is gestart omdat het probleem – contracten die niet deugden – daar het meest zichtbaar werd, en dat van daaruit de verandering in de hele keten in gang is gezet,’ zegt Smeding. ‘Inkoop was bij wijze van spreken de katalysator van verandering. Nu zien we dat het al veel beter gaat.’
Toekomstbestendig
Ambities voor de nabije toekomst? Die zijn er volop. ‘We ontwikkelen de afdeling van de toekomst,’ zegt Smeding. ‘EPSA Netherlands is onderdeel van de AB&C Groep. Van daaruit worden we ook geholpen. Boer & Croon helpt ons om het supply chain management toekomstbestendig te maken.’
‘De hele organisatie is bezig met veranderen in denken en doen,’ zegt Grubben. ‘Van de grote crisisbeheersingsoperaties in bijvoorbeeld Afghanistan en Irak naar nu het verdedigen van de oostgrens van het NAVO-gebied. Daar denken we dus ook over mee vanuit de inkoopstrategie: is de dienstverlening er wel op ingesteld? Je levert hier een bijdrage aan het beschermen van wat ons dierbaar is.’
Van gedachten wisselen over de professionalisering van je inkoopafdeling? Neem contact op via de knop hieronder.
