Consultants specialiseren zich in de realisatie van verander- en implementatieprojecten. Dit zijn vaak complexe transities met een resultaatdoelstelling. Al decennialang doen ze dit op locatie bij de klant. Maar hoe kom je tot succesvolle resultaten als alle activiteiten online zijn? EPSA Netherlands deelt vijf tips.
1. Betrokkenheid van het management
Bij ieder veranderproject is de rol van het management essentieel, zo ook bij online projecten. Een boodschap vanuit de eigen organisatie komt immers krachtiger over dan van een externe partij. Het is dan ook belangrijk dat leiders hier hun verantwoordelijkheid pakken.
Als het management bij de verandering betrokken is, heeft dat nog meer voordelen. Het laat medewerkers zien dat het leiderschap zich achter de verandering schaart. Ook geeft het projectteams de mogelijkheid om projectrisico’s te escaleren, zodat hun impact beperkt blijft.
2. Interventies: van offline naar online
Veel offline interventies werken ook goed in een aangepaste online variant. In Microsoft Teams of Google Hangouts realiseer je bijvoorbeeld eenvoudig break-out sessies in workshops voor grote groepen. Deze break-outs zorgen voor de nodige interactie en de resultaten deel je weer plenair aan het eind van de sessie.
Een andere creatieve interventie die je ook online kunt gebruiken is intervisie. Je brengt een uitdaging in het project als casus in en zet intervisietechnieken in om deze gezamenlijk te behandelen. Deze werkvorm zorgt voor veel betrokkenheid bij de deelnemers, wat het draagvlak voor het project weer ten goede komt.
Als je bestaande interventies online toepast, doe dan wel de nodige aanpassingen, adviseert EPSA Netherlands. “Bijvoorbeeld aan de duur, opzet, manier van communiceren en delen. Het is namelijk lastiger om aandacht online vast te houden dan offline. Het een-op-een verschuiven van interventies van offline naar online is dan ook niet raadzaam. Verder moet je rekening houden met de privacy van deelnemers, aangezien zij nu vaak werken in hun privéomgeving. Ook het waarborgen van de dataveiligheid is belangrijk.”
3. Formeel informeel zijn
Door de fysieke afwezigheid van mensen valt veel spontane interactie weg. Het advies van EPSA Netherlands? “Zoek die interactie actiever en pro-actiever op dan voorheen. Door betrokkenen bij het project zelf bewust te bellen om bij te praten, ook zonder directe aanleiding of concrete vraag, krijg je veel waardevolle informatie over hun houding ten opzichte van het project. Laten zij zich er neutraal over uit, of zijn ze juist positief en actief betrokken?“
Verder helpt het om online werksessies te plannen. Daarbij zit je digitaal “naast elkaar” en werk je samen aan één document. Deze werkwijze zorgt voor de nodige spontane interactie en nieuwe ideeën.
4. Statusmeetings volgens een vast schema
Ze vormen één van de belangrijkste handvatten voor ieder project: statusmeetings. Hiermee houd je (online) medewerkers op de hoogte van de voortgang. Het is raadzaam om hiervoor ook online een vast schema aan te houden. Dat hoeft geen meeting van een uur te zijn, het kan ook efficiënt en korter, afhankelijk van het aantal onderwerpen. Vul de meeting eventueel aan met een samenvatting per mail.
Deze meetings helpen projectmanagers bij het bewaken van tijd, budget en kwaliteit en zorgen bij projectmedewerkers en stakeholders voor rust en vertrouwen. Daarnaast nemen deelnemers in de vaste meeting sneller beslissingen dan als ze moeten wachten tot iedereen ad hoc bij elkaar kan komen.
5. Wees flexibel
Werken op afstand biedt professionals meer flexibiliteit. Zij hoeven immers niet meer op gezette tijden op één locatie aanwezig zijn. Ook hebben zij geen reistijd meer, wat het eenvoudiger maakt om zelf hun tijd in te delen. Echter, werken op afstand vraagt ook om extra flexibiliteit van professionals.
Zo beschikt niet iedere professional thuis over een volwaardig kantoor. Soms komen kinderen even de meeting onderbreken of brengt bijvoorbeeld een verbouwing van de buren wat achtergrondgeluid met zich mee. Het is belangrijk dat andere deelnemers op zulke momenten flexibel zijn en begrip hebben voor de situatie, zodat de betreffende professional zich hier niet bezwaard over voelt. Het teamgevoel binnen het project is belangrijker dan het moment van oponthoud.
Veel professionals hebben zich in korte tijd snel aangepast aan de veranderde manier van werken. “We hebben het afgelopen coronajaar met hen succesvol verander- en implementatieprojecten gestart, begeleid en afgerond. De verschuiving van offline naar online leidt dus ook tot de gewenste resultaten”, besluit EPSA Netherlands.
