Voor veel organisaties staat december niet alleen in het teken van de feestdagen en de jaarafsluiting, maar ook voor een tsunami van indexatieverzoeken van leveranciers. Vóór 2022 waren organisaties lange tijd gewend om – afhankelijk van de inkoopcategorie – indexatieverzoeken te ontvangen van gemiddeld 1 á 2% per jaar. Indexaties met “double digits” zijn in de huidige marktsituatie echter aan de orde van de dag, en hebben indirect een groot effect op het bedrijfsresultaat.
Leveranciers hebben te maken met hogere kosten, die ze (deels) willen doorbelasten aan hun klanten. En dat is hun goed recht! Als inkopende partij is het van belang dat leveranciers gezonde marges overhouden om de kwaliteit van de dienstverlening te borgen en succesvol samen te werken. De ontvanger van de indexatie dient dus te beoordelen of de voorgestelde indexatie proportioneel is ten opzichte van de gestegen kosten van de leverancier. Vaak zijn er echter weinig tot geen duidelijke richtlijnen en procesbeschrijvingen om op de juiste manier te reageren op indexatieverzoeken.
Wie beoordeelt de verzoeken? Op basis van welke informatie doe je dit? En hoe ga je vervolgens constructief het gesprek aan met leveranciers? EPSA Netherlands kan hierbij helpen. Zo kunnen we indexatieverzoeken beoordelen en de impact hiervan vaststellen en minimaliseren. Daarnaast kunnen we zorgen voor een structurele inrichting van processen en procedures om de impact van indexaties op lange termijn te beheersen.
Beoordelen en minimaliseren van indexatieverzoeken
We onderzoeken de aard van de indexatie en stellen vast of deze proportioneel is. Op basis van deze inzichten gaan we het gesprek aan met de leverancier om onredelijke indexaties – daar waar mogelijk – te beperken. Met onze gestructureerde werkwijze realiseren we gemiddeld een cost avoidance resultaat van 3% tot 4% op de behandelde dossiers. We gaan te werk volgens onderstaande stappen:
1. Verzamelen relevante informatie: We vragen informatie en documentatie op bij de contracteigenaren om de situatie te doorgronden.
2. Classificeren leveranciers: Samen met de business classificeren we de leveranciers. Voor leveranciers met een hoge strategische waarde en weinig marktalternatieven hanteer je mogelijk een voorzichtigere onderhandelingsstrategie ten opzichte van routineproducten- en diensten.
3. Analyse: Per contract bepalen we:
- De juridische grondslag van de indexatie;
- De mate waarin de toegepaste index aansluit bij het contractonderwerp;
- Of het indexatievoorstel overeenkomt met indexatievoorstellen van partijen in dezelfde branche (benchmarking);
- De inhoudelijke en financiële onderbouwing van het indexatievoorstel
4. Vaststellen aanpak: Op basis van de leveranciersclassificatie en de analyse ontwikkelen we een aanpak om met leveranciers in gesprek te gaan. Deze aanpak valideren we met de business en stellen daarbij vast wie, welke rol pakt in de leveranciersgesprekken.
5. Communicatie met leverancier: We gaan volgens de vastgestelde indexatieaanpak met de leverancier in gesprek, met het doel om uit te komen op een voor beide partijen eerlijke indexatie.
6. Vastleggen afspraken: We leggen de overeengekomen indexatie en eventuele contractaanpassingen schriftelijk vast en borgen dit in het contractbeheersysteem.
Procesborging van leveranciersindexaties
Om inkoopkosten structureel te beheersen, geven we organisaties de handvatten om het indexatieproces in te richten en te verankeren in de standaard werkwijze. Dit doen we door een indexatiebeleid te ontwikkelen en te implementeren, en door richtlijnen op te nemen in de algemene inkoopvoorwaarden. Denk hierbij aan:
- Organisatie: We stellen rollen, taken en verantwoordelijkheden vast. Wie analyseert en beoordeelt de indexatieverzoeken? Wie heeft het mandaat om een indexatie te bekrachtigen?
- De juiste index bij contractvorming: We stellen per inkoopcategorie een geschikte index op om te hanteren tijdens de contractvorming. Zodoende zorgen we ervoor dat het inkopend personeel een index kiest die past bij de aard van het product en/of de dienstverlening. Daarnaast biedt dit voor beide partijen transparantie en houvast.
- Borging in de algemene inkoopvoorwaarden: In de praktijk zien we dat indexatieverzoeken via allerlei (om)wegen binnenkomen, bijvoorbeeld via een vermelding op de factuur of op het algemene e-mailadres. Door richtlijnen op te nemen in de algemene inkoopvoorwaarden voorkomen we het effect van ‘sluipindexaties’.
- Beoordelen van indexatieverzoeken: Het indexatiebeleid en de algemene inkoopvoorwaarden kunnen meestal niet alle discussies afvangen. Het is daarom van belang om richtlijnen op te stellen om indexatieverzoeken van leveranciers (op een eenduidige manier) te beoordelen en te bepalen of deze proportioneel zijn.
Indexatie-op-indexatie
Albert Einstein benoemde ooit ‘het rente-op-rente effect (compounding interest)’ als het 8e wereldwonder. Het compounding principe gaat ook op voor indexaties, maar dan in negatieve zin. Er wordt niet alleen indexatie berekend over de oorspronkelijke contractwaarde, maar óók over de al eerder doorgevoerde indexaties. Hierdoor krijg je indexatie-op-indexatie, waardoor inkoopkosten op de lange termijn exponentieel zullen stijgen. Met behulp van een structureel en transparant proces omtrent indexaties voorkom je niet alleen het indexatie-op-indexatie effect, maar zorg je ook dat de stijgende inkoopkosten op de lange termijn sterk worden beperkt.
Meer weten?
Bent u na het lezen van dit artikel nieuwsgierig naar de mogelijkheden voor uw organisatie? Neem dan contact op met Managing Consultant Douwe Ribbink.
d.ribbink@aevesbenefit.com
