Wij hebben een bijzonder traject afgerond bij Ergon: het contracteren van een marktpartij die een geheel nieuwe wasserij zou kunnen realiseren. Om die partij te vinden, hebben consultants Peter van de Put en Frank Roebroek slim gebruik gemaakt van de procedure “concurrentiegerichte dialoog”.
Wat doet Ergon
Ergon is de uitvoeringsorganisatie van de Gemeenschappelijke Regeling Werkvoorzieningsschap Regio Eindhoven (GRWRE) van de gemeenten Eindhoven, Heeze-Leende, Valkenswaard, Veldhoven en Waalre. Ergon voert voor deze gemeenten een deel van de Participatiewet uit, inclusief de voormalige Wet Sociale Werkvoorziening (Wsw).
Dit betekent in de praktijk dat Ergon mensen helpt de afstand die zij hebben tot de arbeidsmarkt kleiner te maken. Dat doet Ergon door ervoor te zorgen dat mensen (weer) klaar zijn voor de arbeidsmarkt en hen te begeleiden op inhoudelijk en sociaal vlak. Ruim 2.300 medewerkers met een beperking werken bij Ergon of via Ergon bij een reguliere werkgever. Daarnaast helpt Ergon zo’n 2.000 werkzoekenden per jaar vanuit de Participatiewet aan werk.
Als werkgever biedt Ergon werk aan in diverse sectoren, denk aan assemblage en montage, kwekerij, logistiek, postbezorging en zo ook textieldiensten. De wasserij die deze textieldiensten aanbied, is de laatste jaren flink gegroeid en zal naar verwachting verder groeien. Daarom is een verbetering nodig, waarbij Ergon een automatiseringsslag wil maken en verder wil verduurzamen. Reden genoeg dus om EPSA Netherlands in te schakelen voor aanbestedingsexpertise.
De voornaamste functionele doelstellingen binnen de scope:
- Van twee locaties naar huisvesting in één te bouwen wasserij
- Introductie van Radio-frequency identification technologie (RFID)
- Behoud van minimaal 160 FTE werkplakken
- Individuele prestatiemeting
- Duurzaamheid & klimaatbeheersing (USP)
- Toename naar 45 ton wasgoed op weekbasis
- Taakstellend budget
"Door een brede afspiegeling van de organisatie mee te nemen in het aanbestedingsproces, zorgen Peter en Frank voor draagvlak en voor een betere kwaliteit van zowel uitvraag als gewenste oplossing."
EEN NIEUWE “BESCHUTTE OMGEVING”
De wasserij is een beschutte omgeving, wat inhoudt dat mensen hier onder aangepaste omstandigheden en passende begeleiding kunnen werken. Er worden twee soorten wasstromen verwerkt, waarvan de grootste het bed- en badlinnen voor zorginstellingen of tafellakens van restaurants is. Daarnaast kan ook persoonsgebonden wasgoed verwerkt worden, bijvoorbeeld gekenmerkte kleding vanuit een verzorgingstehuis. De vraag van Ergon is allesomvattend: er moet een nieuwe wasserij komen, waarbij op dezelfde prikkelarme manier in een beschutte omgeving gewerkt kan worden en waar het gehele wasproces van A tot Z plaats kan vinden. De markt voor dit vraagstuk is complex. Er komt namelijk veel kijken bij de realisatie, denk aan industriële wasmachines, drogers, hangzakken en transportbanen. Maar ook zijn er warmwaterpompen nodig die de warmte van de mangel en wasdrogers opvangen, zodat deze vervolgens “hergebruikt” kan worden voor de opwarming van het water voor de wasmachines. En uiteraard is er passende software nodig om dit alles soepel te laten verlopen. Door deze diversiteit en complexiteit binnen één uitvraag en de markt die zich hierop moet aanpassen, bleek een concurrentiegerichte dialoog de juiste aanbestedingsstrategie. Consultants Peter en Frank vormden samen met een externe deskundige, de inkoper van Ergon en de businessunitmanager Wasserij de projectgroep. Gezamenlijk zijn ze gestart aan de concurrentiegerichte dialoog, die bestond uit de volgende fases:
1. VOORBEREIDING
Peter en Frank startten met een marktconsultatie om meer informatie te winnen. Vervolgens kon de selectieleidraad opgesteld worden. In eerste instantie hebben ze gezamenlijk met de projectgroep zo veel als mogelijk functioneel omschreven wat er nodig was. Zo is niet in de aanbestedingsstukken gezet dat er “500 wasmachines” moeten komen, maar dat er zo’n 45 ton wasgoed per maand gewassen moet worden. Hoe de leverancier dat voor elkaar krijgt, is vervolgens aan hem.
2. VOORSELECTIE
Naar aanleiding van het selectieleidraad hebben vier partijen zich aangemeld voor de deelname aan de procedure. Hiervan waren twee inschrijvingen ongeldig en zijn terzijde gelegd. Onder het begrip ‘ongeldige inschrijvingen’ vallen alle onaanvaardbare, onregelmatige, niet-geschikte of niet-passende en niet-gedane inschrijvingen. Dat betekent dat er twee partijen zijn die naar de volgende fase in de aanbesteding kunnen.
3. IN GESPREK
In deze fase gaat de dialoog pas echt van start. Beide marktpartijen krijgen een eigen dagdeel toegewezen. De marktpartijen bepalen de agenda en sturen deze vooraf op. De projectgroep controleert, corrigeert waar nodig en accordeert deze gezamenlijk en koppelt dit terug aan de marktpartij. Het belangrijkste doel van de dialoog is het toetsen van de invulling die een marktpartij van plan is te geven aan de opdracht. Daarnaast presenteren ze een eerste opzet van een mogelijke opstelling van de wasserij en kunnen zij vragen stellen over alle (on)mogelijkheden. Om een voorbeeld te noemen: een marktpartij had een opstelling geschetst waarbij de drogers op een extra verdieping geplaatst zouden worden. De vraag luidde daarom: “Mogen we een verdieping/platform plaatsen om daar de drogers op te plaatsen?”. Tussen de dialoogrondes door wordt ook de organisatie geraadpleegd: mensen vanuit de werkvloer of leidinggevenden wordt om feedback gevraagd. Door een brede afspiegeling van de organisatie mee te nemen in het aanbestedingsproces, zorgen Peter en Frank voor draagvlak en voor een betere kwaliteit van zowel uitvraag als gewenste oplossing. Na de laatste dialoogronde wordt de concept uitvraag aangepast of herschreven. Belangrijk is wel dat de scope van de opdracht niet verandert. Zodoende werk je van functionele omschrijvingen naar een steeds concretere en gedetailleerdere uitvraag!
4. OFFERTEPROCEDURE
Na de dialoogrondes werd de aanbestedingsleidraad definitief gemaakt en mogen er offertes ingediend worden. Hier werd het nog even spannend. Zouden de twee geïnteresseerde partijen het aandurven om in te schrijven op zo’n complex vraagstuk, in de huidige markt van nu waarin de staalprijzen zo onstabiel zijn? Uiteindelijk is er één offerte ingediend die met een uitstekende presentatie de beoordelingscommissie heeft overtuigd.
Inmiddels staan alle loopbanden en machines in bestelling en is er al gestart met het gereedmaken van de locatie. Hopelijk zullen de eerste wasjes medio 2023 gaan draaien en kunnen de medewerkers van de wasserij nog jaren in een “nieuwe” beschutte omgeving hun werkzaamheden uitvoeren.
Meer weten over deze aanbesteding?
Of kun je ook hulp gebruiken bij een aanbesteding? Neem dan contact op met Yasmin van den Oudenrijn via y.vandenoudenrijn@nl.epsa.com
