Een toonaangevend e-commerce bedrijf -met meer dan 13 miljoen actieve klanten en miljoenen verschillende producten- klopte bij EPSA Procurement aan met een duidelijke ambitie: het bestellen-tot-betalen proces (hierna P2P) optimaliseren. Consultant Lucas Mens pakte deze uitdaging samen met een gedreven team van collega’s op.. Een project met impact, én resultaat.
Van Quick Scan naar ontwerp
Het traject begon met een quick scan om de grootste knelpunten rondom het P2P-proces in kaart te brengen. “We spraken met diverse stakeholders om de huidige situatie scherp te krijgen” vertelt Lucas. “We hebben elk knelpunt tot de oorzaak doorgrond door goed door te vragen, zodat we echt begrepen wat er speelde.’
Op basis van deze root-cause analyse werd de volgende fase van het project vormgegeven. Het doel van deze fase: “design for excellence”. Samen met verschillende stakeholders werd een duidelijke visie en strategie bepaald.
Heldere richting en nauwe samenwerking
De opdrachtgever had een duidelijk doel, en EPSA hielp om die route te concretiseren. “We namen hierin op basis van onze ervaring en expertise grotendeels het voortouw. Een uitdagend project, gekenmerkt door veel plezier en vertrouwen
Verbeterpunten KPI-sturing
De belangrijkste verbeterpunten werden uitgewerkt en vertaald naar duidelijke proces-KPI’s. De belangrijkste daarvan: de “killer KPI” – het percentage probleemloze transacties dat van begin tot eind foutloos en binnen de afgesproken doorlooptijden verloopt, zonder handmatige correcties.
Om deze KPI bereiken werden uiteenlopende initiatieven doorgevoerd op het gebied van processen, systemen en mensen. Dit varieerde van kleinere optimalisaties- zoals het weghalen van overbodige knoppen in het P2P-systeem – tot grotere ingrepen, zoals het stroomlijnen en automatiseren van ‘low-value spend’- processen. Dit leidde tot een sterke afname van foutgevoelige en handmatige handelingen binnen diverse procesflows.
44 Initiatieven en een indrukwekkend resultaat
Lucas bouwde een KPI-dashboard en monitorde hoe de killer-KPI reageerde op kleinere verbeterinitiatieven; in totaal zijn 44 initiatieven meegenomen. Met succes: in slechts 3 maanden tijd steeg de killer-KPI van 5% naar liefst 30%! Een enorme sprong die laat zien dat niet alleen de organisatie het P2P-proces beter beheerst, maar ook dat de systemen overzichtelijker en gebruiksvriendelijker zijn geworden.
Waardevol en interessant project
Hij benadrukt dat het project veel denkkracht en creativiteit vroeg: snel schakelen, slimme oplossingen bedenken, en steeds de balans bewaken tussen een functionele rapportageomgeving en de belangen van alle stakeholders. “Dat is precies wat reporting zo interessant maakt: je staat midden in het project en zorgt ervoor dat iedereen op tijd de juiste inzichten krijgt.”
Duurzame borging
Nu het P2P-proces staat én de organisatie zelfstandig verder kan, zit Lucas’ rol er (voorlopig) op. ‘“Dat is uiteindelijk onze taak als consultant: zorgen dat de klant het straks zelf kan. Voor mijn deelproject rond data en rapportages is dat punt nu bereikt!”.
De geslaagde transformatie laat zien hoe een combinatie van data-gedreven sturing, pragmatische oplossingen en een fijne samenwerking kan leiden tot blijvende verbeteringen binnen de inkoopfunctie.
Interesse in wat EPSA voor jouw organisatie kan betekenen?
Neem contact op met Lucas Mens of EPSA Procurement om te sparren over jouw P2P-uitdagingen of om een vrijblijvende quick scan aan te vragen.
