De afgelopen jaren is de wereld om ons heen sterk veranderd. Toenemende druk uit wet- en regelgeving, geopolitieke ontwikkelingen, toegenomen supply chain risico’s… Bedrijven moeten weerbaar zijn en flexibel én snel kunnen reageren op deze veranderingen. Professioneel contractmanagement is hierbij een onmisbare schakel.
Relus Kuijpers
"Er is altijd wel iets dat beter kan of slimmer. We blijven dus ontwikkelen"
Noodzakelijk voor alignment en meerwaarde
Contractmanagement geeft grip op gemaakte afspraken en zorgt dat het maximale uit contracten gehaald kan worden. Daarnaast is het stroomlijnen van contracten essentieel om te zorgen dat die optimaal bijdragen aan de organisatiedoelen.
Ook niet geheel onbelangrijk is de ervaring dat contractmanagement meer oplevert dan het kost. En dat gaat verder dan alleen kostenbesparing of -vermijding, het gaat ook om waarde-creatie door bijvoorbeeld risicobeheersing en verbeterde producten. Al met al een essentiële én aantrekkelijke manier van werken.
Het antwoord op vele vragen
Helaas is de realisatie van succesvol contractmanagement niet makkelijk. Bedrijven lopen tegen allerlei uitdagingen aan; Hoe gaan we dit organiseren? Waar ligt de knip tussen inkoop, contractmanagement en de rest van de business? Hoe komen we aan het juiste personeel? Gaan we dat allemaal zelf doen of hebben we daar hulp bij nodig?
Zo ook Alliander. In 2020 stelde Alliander de ambitie zich te ontwikkelen tot een World Class Procurement organisatie, waarbij contractmanagement één van de onderdelen was. Voorheen lag contractmanagement deels bij de inkoopafdeling en werd het niet structureel en volgens een duidelijke methode uitgevoerd. Het bovenliggende doel was vanuit Inkoop een maximale bijdrage te leveren aan de organisatiedoelen: meer waarde halen uit contracten, iets waar contractmanagement nadrukkelijk een bijdrage aan kon leveren.
Alliander nam EPSA Netherlands in de arm om hen bij dit proces te helpen. De twee bedrijven hadden daarvoor al vaker samengewerkt tijdens wervingstrajecten. Dat EPSA Netherlands meerdere takken van sport in huis heeft, kwam van pas bij zo’n groot traject. “Er was behoefte aan zowel tijdelijke als vaste invulling en aan advies. Onze Consultancy, Interim en Werving en Selectie teams hebben vanuit één integrale aanpak samengewerkt om aan die behoefte de voldoen,” aldus Relus Kuijpers, Directeur Consultancy bij EPSA Netherlands.
Bouwblokjes voor een sterke basis
“Bij het opzetten van een nieuwe manier van werken is het altijd het doel dat de opdrachtgever zelfstandig verder kan,” legt Relus het doel van zijn werk uit. “Daar komt een hoop bij kijken. Het is veel communiceren, problemen wegnemen en kijken naar de samenwerking met de rest van de business.”
Het proces begon met een nulmeting, een onderzoek om te kijken hoe contractmanagement op dat moment uitgevoerd werd. Daar kwam een helder beeld uit voort van waar Alliander stond en wat de ambities waren voor de toekomst. De wensen van Alliander waren duidelijk; een duidelijke methode en uniforme taal, en contractmanagement een eigen plek in de organisatie geven.
Met de nulmeting als uitgangspunt ging het team aan de slag vanuit een gedragen visie en ambitie om de bedrijfsvoering rondom contractmanagement te versterken. Er werd gekozen voor CATS CM als methode om mee te werken. Vervolgens werden alle contracten geclassificeerd, het beleid en de bijbehorende processen vormgegeven, en ondersteunende tools en systemen geselecteerd en geïmplementeerd. Ook werd een aantal startprojecten bepaald. Relus vertelt; “we hebben allemaal bouwblokjes gemaakt om een goede start te maken. Alliander is vervolgens zelf verder gegaan.”
Samen een
goede start
Eén van de bouwblokjes was het opleiden van product owners binnen Alliander. Anouk van Dam, nu consultant contractmanagement, begon als één van die product owners. “Ik heb in het begin vaak met Relus gespard over wat we nodig hadden en hoe we dat kunnen inkleden,” vertelt ze. “Ik ben in eerste instantie in zijn slipstream meegegaan omdat ook ik net nieuw was in de organisatie. Het helpt dan dat er iemand zit die weet wie de stakeholders zijn en die de historie kent.”
Relus ziet ook de waarde van hun samenwerking. “Door op die manier samen te werken, kun je iemand heel snel helpen in de rol te groeien. Het werkt goed om onder de vleugels van een ervaren iemand te leren en te groeien, om het vervolgens zelf te gaan doen. Daar zit de kracht van die aanpak.”
Zelfstandig verder
Het is nu vijf jaar sinds Alliander hun eerste stap zette naar een World Class Procurement organisatie. Contractmanagement is ondertussen een belangrijk onderdeel geworden van de inkoopfunctie. “We zijn ondertussen alweer heel veel verder dan toen,” vertelt Anouk. “Met Relus hebben we de basis opgezet, maar met de basis ben je er nog niet. Je bent eigenlijk pas net begonnen. De afgelopen jaren zijn we verder gegaan met uitbouwen en verbeteren.”
“Zo zijn we nu bijvoorbeeld bezig met onze contractmanagement-community. Onze contractmanagers zitten verspreid over verschillende teams en hebben daardoor weinig met elkaar te maken, hoewel ze tegen dezelfde dingen aanlopen. We brengen ze nu samen om te zorgen dat de kennisdeling tussen afdelingen op gang komt.”
Alliander kijkt met enthousiasme uit naar hun verdere plannen rondom contractmanagement: “voor ons zal contractmanagement nooit klaar zijn. Er is altijd wel iets dat beter kan of slimmer. En met het steeds volwassener worden van de functie van contractmanagement verandert ook de behoefte aan processen en tooling. We blijven dus ontwikkelen,” aldus Anouk.
Contractmanagement is strategisch noodzakelijk geworden. Het opzetten of verbeteren van de manier van werken is geen kleine klus omdat het zo verworven is met de hele organisatie. Juist dat maakt een opdracht als deze perfect voor EPSA Netherlands. Dankzij onze verschillende expertises bieden we een brede dienstverlening en kan er snel geschakeld worden. En dat is, net als professioneel contractmanagement, en vereiste om in de huidige markt succesvol te zijn.
Dit artikel is eerder gepubliceerd in vakblad Deal!
Wilt u ook contractmanagement binnen uw organisatie opzetten of verbeteren? Onze professionals kijken graag met u mee en zorgen ervoor dat u alles heeft om op de lange termijn een professionele en weerbare contractmanagement-afdeling hebt.
Meer weten? Neem dan contact op met Relus Kuijpers, Director Consultancy.
