De opdrachtgever leverde meteen alle beschikbare brondata aan: de inkoopuitgaven per organisatie en een lijst met leveranciers, productgroepen en contractdata. De consultants deelden de inkoopuitgaven – die door de opdrachtgever waren verdeeld in bijna honderd productgroepen – op in drie segmenten, A, B en C. Deze segmenten stemden zij af met de vertegenwoordiger van de opdrachtgever.
Segment A: Top 20
De Top 20 zijn de productgroepen met het grootste besparingspotentieel, in dit geval bijvoorbeeld software, catering en schoonmaak. De consultants identificeerden de Top 20 op basis van de inkoopuitgaven van de drie organisaties, de contracttermijnen (een mogelijke besparing is tevens afhankelijk van de einddatum van de lopende contracten) en het gangbare besparingspotentieel per productgroep. Na goedkeuring voor deze indeling van de opdrachtgever vroegen de consultants hiervoor alle huidige contracten en enkele facturen per productgroep op. Zij brachten vervolgens ook per productgroep in kaart in hoeverre die de afgelopen jaren inkoopaandacht hadden gehad en in welk jaar de uitgaven beïnvloed zouden kunnen worden (de adresseerbaarheid).
Segment B: overige productgroepen
Segment B bevat de overige (bijna tachtig) productgroepen die de consultants en opdrachtgever minder kansrijk achtten dan de Top 20. Voorbeelden zijn ICT-advies, technische verbruiksmiddelen en beveiliging. Het projectteam bepaalde voor elk van deze productgroepen een score, gebaseerd op:
– de mate waarin de productgroep recent inkoopaandacht had gekregen;
– de potentie voor gezamenlijke inkoop voor de productgroep door de samenwerkende organisaties;
– de inschatting van EPSA Netherlands voor optimalisatie en besparingsmogelijkheden (optimaliseren van specificaties, bundelen van volume en het reduceren van gebruik).
Deze score vertaalde zich in een besparingsband breedte: van laag (minimale besparing) naar hoog (maximale besparing).
Segment C: tail spend
Naast de uitgaven in de productgroepen bleef er, zoals gebruikelijk, nog een flinke tail spend over: bijna een kwart van de totale inkoopuitgaven. Deze overige uitgaven waren niet ingedeeld in een van de bijna honderd productgroepen. Het betrof kleine uitgaven bij veel verschillende leveranciers, denk aan declaraties voor consumpties of de onkosten voor versiering bij evenementen.
