Inkoopafdelingen wereldwijd staan onder grote druk. Lockdowns, klimaatopwarming en oorlog zijn aan de orde van de dag. Het gevolg: problemen in de supply chain, hoge inflatie en laag consumentenvertrouwen.
Leveranciers compenseren dit door prijsverhogingen door te voeren aan klanten om hun marges op peil te houden. Als zij vervolgens prijsstijgingen voor consumenten willen beperken, is het verminderen van inkoopkosten een oplossing. Eén regel blijft namelijk in elke economische context overeind: iedere euro die een organisatie bespaart op de inkoopuitgaven, heeft een direct effect op het organisatieresultaat.
EPSA Netherlands helpt organisaties om alle inkoopuitgaven in kaart te brengen, inzicht te geven in het besparingspotentieel en te besparen op inkoopcontracten. Door slimmer in te kopen, realiseren we besparingen met behoud of zelfs verhoging van de kwaliteit. Met ruim 250 adviseurs in dienst, beschikken wij in een grote hoeveelheid categorieën over diepgaande categorie-expertise en inzicht in de marktconformiteit van inkoopcondities.
EPSA Netherlands hanteert een gestructureerde aanpak om besparingen te identificeren én te realiseren met een gefaseerde benadering:
1: IDENTIFICATIE VAN INKOOPBESPARINGEN
Bij een besparingsprogramma stellen we eerst een overkoepelend beeld op van de inkoopuitgaven, verdeeld over leveranciers, inkoopcategorieën, afdelingen en/of business units. Hoeveel geven we uit? En aan welke leveranciers? Onze specialisten gebruiken hiervoor onze zelf-ontwikkelde spendanalyse-tool in de rapportagetool Power BI, waarmee we dwarsdoorsnedes maken om inzicht te verkrijgen. Voor meer informatie over onze spendanalyse-tool.
Op basis van de inzichten uit de spendanalyse maken we met de opdrachtgever een selectie van leveranciers en/of categorieën, dit doen we op basis van een aantal variabelen, zoals:
- Hoogte van de spend
- Geschiktheid van de categorie voor besparingen
- Aantal leveranciers
Daarna voeren we een verdiepende analyse uit op contracten en facturen. De specialist gebruikt hierbij zijn expertise over en ervaring met de inkoopcategorie. Gaat het om de categorie autolease? Dan koppelen we een categoriespecialist met specifieke kennis over autolease. Deze specialist bepaalt de marktconformiteit van het contract, bepaalt of er een match is tussen de contractafspraken en de facturen en signaleert overige (besparings)kansen.
Voor diverse inkoopcategorieën hebben we prijsbenchmarks en cost-breakdown modellen uitgewerkt. Deze database geeft een zeer accuraat inzicht in de huidige marktprijzen en biedt vergelijkingsmateriaal voor contractcondities.
Vervolgens analyseren we:
- De algemene kwaliteit van het contract;
- In welke mate er rekening is gehouden met Total Cost of Ownership;
- Contract compliancy.
Deze kwalitatieve verbeterpunten nemen we mee in ons advies. Alle bevindingen en adviezen toetsen we met contractverantwoordelijke(n) van de opdrachtgever.
Als laatste stap in de identificatiefase stellen we met de opdrachtgever een inkoopprojectplan op. Hierin geven we het besparingspotentieel weer en hoe dit te realiseren is. Inclusief de tijd en resources die hiervoor nodig zijn. De opdrachtgever maakt de definitieve keuze voor welke initiatieven we oppakken en uitvoeren in fase 2: Realisatie van inkoopbesparingen.
2: REALISATIE VAN INKOOPBESPARINGEN
We wijzen aan elk realisatietraject een categorie-expert toe. Deze specialisten begrijpen inhoudelijk en commercieel alle ins & outs van de specifieke categorie en passen die kennis in de praktijk toe. Er zijn veel soorten mogelijkheden om besparingen te realiseren. Welke methodiek de specialist hanteert, hangt af van de onderhandelingspositie ten opzichte van de leverancier en in welke mate het wenselijk is om van leverancier te wisselen. Voorbeelden van besparingsmethodes zijn:
Heronderhandelingen
We heronderhandelen het bestaande contract. Contractvormen en/of condities herzien we op basis van de actuele behoefte van de organisatie. Bij de onderhandelingen gebruiken we benchmark-informatie die zicht geeft in de prijscondities. Zijn ze marktconform? In meerdere onderhandelingsrondes zorgen we voor de meest gunstige contractcondities voor onze opdrachtgevers.
Tenders
Op basis van onze kennis selecteren we alleen leveranciers in het tenderproces die een inhoudelijke match hebben met onze opdrachtgever. Waar mogelijk reduceren we het aantal leveranciers en bundelen we het inkoopvolume per categorie. Dat inkoopvolume zetten we in de markt. We contracteren uiteindelijk één of meerdere geschikte leveranciers die tegen marktconforme tarieven aanbieden.
Terugvorderen van te veel betaalde bedragen
Regelmatig zien we dat opdrachtgevers onbewust te veel betalen dan zij contractueel hebben afgesproken met leveranciers. Wij claimen de ten onrechte betaalde bedragen terug bij leveranciers. Waar nodig assisteert een afgevaardigde van onze juridische afdeling ons daarbij.
Aansluiting op collectieve contracten en/of uitbesteding van inkoopcontracten
Steeds meer organisaties besteden hun inkoopcontracten uit om volumevoordelen te realiseren en te worden ontzorgd. In ruim 100 inkoopcategorieën heeft Procumulator (onderdeel van de EPSA Netherlands Groep) collectieve contracten. Opdrachtgevers die hierop aansluiten, realiseren grote kostenbesparingen. Hoe meer volume deelnemers afnemen onder één contract bij één leverancier, hoe lager de tarieven. Procumulator (een zuster label van ons) beheert de categorie-contracten en voert inkooptrajecten en het contractmanagement uit.
3: Borgen van inkoopbesparingen
In de begeleiding besteden we veel aandacht aan het borgen van de nieuwe afspraken. Contracteigenaren worden intensief betrokken bij het realiseren van de besparingen en het opstellen van het contract, waardoor ze bekend raken met de materie. Zo realiseren opdrachtgevers hun besparingen ook écht en verdwijnt het nieuwe contract niet in de spreekwoordelijke la. Hierbij zorgen we voor:
- Heldere contracten en/of addenda met inzicht in de uitsplitsing van kosten;
- Controleerbare facturen;
- Duidelijke indexeringsafspraken;
- Lage factuurlast;
- Informeren van stakeholders over gewijzigde afspraken.
Ook besparen op inkoopcontracten?
EPSA Netherlands heeft een groot aantal organisaties in uiteenlopende branches en sectoren geholpen met besparingsprogramma’s. Zowel in de private als publieke sector en van verzekeraars tot industrie. Onze dienstverlening loopt uiteen van een losstaand besparingstraject tot een breder inkooptransformatieprogramma. Wij realiseren gemiddeld jaarlijks terugkerende besparingen van 5% op de inkoopuitgaven van de spend in scope.
Bent u na het lezen van dit artikel nieuwsgierig naar de mogelijkheden voor uw organisatie? Neem dan contact op met Douwe Ribbink, onze Managing Consultant.
