De aanbestedingswereld is de afgelopen jaren sterk in beweging. Mondiale ontwikkelingen – zoals de coronacrisis, geopolitieke spanningen en wisselingen in toeleveringsketens – hebben invloed op de manier waarop Europese organisaties inkopen. Hoewel de omgeving de komende jaren dynamisch blijft, groeit juist daardoor het besef dat aanbestedingen strategischer kunnen worden ingezet.
Aanbesteden in een veranderende inkoopwereld: uitdagingen en kansen voor strategische verbetering
Laurens van den Brink, aanbestedingsjurist en Senior Consultant bij EPSA Procurement, ziet dat aanbestedend Nederland steeds bewuster omgaat met thema’s als schaarste, veiligheid en leveringszekerheid. Deze ontwikkelingen bieden uitdagingen en kansen om aanbestedingsprocessen wendbaarder, toekomstbestendiger en beter afgestemd op de markt te maken.
Ook op Europees niveau wordt vooruitgekeken. Uit consultatie blijkt dat 49% van de respondenten de huidige Europese Aanbestedingsrichtlijnen onvoldoende flexibel vindt om bij te dragen aan de strategische autonomie van de EU. Daarom werkt de Europese Commissie aan een herziening, die naar verwachting meer ruimte biedt voor innovatie en maatwerk.
Veiligheid wordt een strategisch speerpunt
Veiligheid speelt een steeds belangrijkere rol tijdens aanbestedingen. Organisaties overwegennemen vaker maatregelen om gevoelige informatie te beschermen, zoals een niet-openbare procedure, strengere eisen voor dataveiligheid, specifieke certificeringen, een verwerkingsovereenkomst of – in uitzonderlijke gevallen – een geheimverklaring van de opdracht. Recente publicaties van EPSA laten zien dat ook de rechter het belang van zorgvuldige informatiebescherming onderstreept.
Deze aandacht voor veiligheid betekent ook dat marktpartijen soms extra investeringen moeten doen. Daarmee beïnvloeden aanbestedende diensten indirect het veiligheidsniveau binnen de sector. Het blijft echter essentieel om eisen proportioneel te formuleren. Daarnaast werkt de Rijksoverheid aan uniforme beveiligingseisen (ABRO) voor opdrachten met nationale veiligheidsrisico’s, inclusief screening door het NBIV. Dat moet zorgen voor meer duidelijkheid en voorspelbaarheid.
Marktafstemming versterkt mededinging
In een markt die wordt gekenmerkt door innovatie, krapte en schommelingen, is goede marktafstemming belangrijker dan ooit. Sinds 2017 daalt het aantal inschrijvingen in categorieën zoals ICT, mobiliteit, schoonmaak en bouw. Door de markt vroegtijdig te betrekken, krijgen aanbesteders beter zicht op wat haalbaar is en kunnen zij onnodige drempels voorkomen.
Effectieve marktafstemming richt zich op factoren die aanbesteders kunnen beïnvloeden: duidelijke en proportionele geschiktheidseisen, transparante communicatie en realistische voorwaarden. Door marktpartijen tijdig te bevragen, wordt de kans op passende en concurrerende inschrijvingen vergroot.
Ook tijdens de procedure zelf biedt afstemming voordelen. Informatie- of schouwbijeenkomsten, en innovatieve procedures zoals de concurrentiegerichte dialoog, creëren ruimte voor marktinnovatie zonder de vergelijkbaarheid van inschrijvingen te verliezen.
Flexibele en proportionele contracten voor een toekomstbestendige uitvoering
De dynamische markt vraagt om contracten die voldoende flexibiliteit bieden. Een helder gedefinieerde scope, goed gekozen opties en zorgvuldig geformuleerde herzieningsclausules helpen opdrachtgevers en opdrachtnemers om tijdens de uitvoering in te spelen op veranderende omstandigheden.
De voorgenomen herziening van de Europese Aanbestedingsrichtlijnen kan hierbij ondersteuning bieden. Mogelijke wijzigingen zijn langere raamovereenkomsten, hogere drempelbedragen, ruimer wijzigingsbeleid en meer mogelijkheden voor onderzoek en innovatie. Dit biedt partijen meer ruimte om (maatschappelijke) waarde te creëren.
Proportionaliteit blijft daarbij essentieel. Een generieke indexering of scheve risicoverdeling kan opdrachtnemers onnodig onder druk zetten. Inschrijvers letten steeds beter op redelijke en werkbare contractvoorwaarden, en het is aan aanbestedende diensten om die zorgvuldig vorm te geven.
Conclusie
De dynamiek in de inkoopwereld biedt organisaties flinke uitdagingen de kans om aanbestedingen strategischer, slimmer en toekomstbestendiger in te richten. Om zo het beste uit de markt te halen. Met aandacht voor veiligheid, marktafstemming en flexibele contracten ontstaat meer ruimte voor samenwerking, innovatie en duurzame waardecreatie. Dat biedt kansen voor nu én in de toekomst.
