Het purchase-to-pay proces bestaat uit zes stappen:
Het purchase to pay proces omvat alle stappen van het aanvragen van benodigde goederen en diensten tot het betalen van de factuur. Het wordt ook procure to pay genoemd omdat het complete inkoopproces geautomatiseerd kan worden ingericht met software zoals SAP Ariba Basware of Coupa.
Een soepel ingericht proces vermindert handmatige acties minimaliseert fouten en geeft finance en inkoop een structureel overzicht van vastgelegde verplichtingen.
Purchase to pay bestaat uit requisitie goedkeuring bestelling ontvangst factuurmatching en betaling. Organisaties gebruiken P2P om een efficiënte bedrijfsvoering te ondersteunen met minder handmatige verwerking en meer grip op autorisaties en geautoriseerde uitgaven.
Wat houdt het purchase-to-pay proces in?
Het purchase-to-pay proces omvat alle handelingen van het bestellen van goederen en diensten tot aan de betaling ervan, ook wel het operationele inkoopproces genoemd. Dit gebeurt veelal met ondersteuning van specifieke software, van bekende spelers in de markt als SAP Ariba, Basware, Coupa en anderen.
Enkele voordelen van een goed ingericht purchase-to-pay proces zijn:
- Altijd een actueel overzicht in je inkoopuitgaven en uitstaande financiële verplichtingen;
- Het behalen van besparingen, bijvoorbeeld doordat je eindgebruikers beter kan begeleiden naar voorkeursleveranciers met de beste contractuele condities;
- Meer efficiëntie in factuurafhandeling;
- Meer controle doordat inkopen vooraf goedgekeurd moeten worden.
Uit welke stappen bestaat het purchase-to-pay proces?
Inkoopverzoek
1) De besteller dient een inkoopverzoek in voor de benodigde goederen. De manier waarop declaraties indient of producten aanvraagt bepaalt welke basisfunctionaliteiten nodig zijn zoals een catalogusformulier of vrije tekst. Deze stap bepaalt mede hoe de afdeling inkoop het proces moet inrichten.
Goedkeuringsworkflow
2) Het verzoek gaat een goedkeuringsworkflow in waarin autorisatie vindt plaats vóór de order wordt aangemaakt. Configuratie gebeurt op kostenplaats inkoopcategorie of grootboekrekening. Een duidelijke workflow voorkomt ongeautoriseerde bestellingen en zorgt dat finance geen verrassingen achteraf krijgt.
Omzetten in inkooporder
3) Na goedkeuring zet het purchase to pay systeem het verzoek automatisch om in een order en verzendt deze via mail pdf of digitale uitwisseling zoals cXML of EDI. Deze gestructureerde route vermindert foutieve orders en rommelig proces automatiseert op een voorspelbare manier.
Goederenontvangst
4) De leverancier levert op haar beurt de goederen en/of diensten en de besteller voert een goederenontvangst uit in het purchase-to-pay systeem. Hiermee bevestigt de medewerker dat de goederen zijn geleverd en laat de medewerker het systeem weten dat hij/zij een factuur verwacht voor de ontvangen hoeveelheid.
Factuur
5) De leverancier stuurt een factuur die door de bestellende partij wordt ingeboekt. Het verzenden en ontvangen van facturen gebeurt via mail, via scan en capture, via een leveranciersportaal zoals het Basware of Coupa Supplier Portal of via een digitale koppeling zoals cXML of EDI. De manier waarop facturen binnenkomen bepaalt welke automatische controles mogelijk zijn. E facturatie maakt matching eenvoudiger omdat de factuur exact overeenkomt met de gegevens uit order en ontvangst. Wanneer dat niet het geval is wordt facturen matchen al snel een handmatig en tijdrovend proces.
Betaling
Het systeem vergelijkt de order met de factuur, de 2-way match, of het vergelijkt de order met de factuur én de goederenontvangst, de 3-way match. Wanneer de bestanden met elkaar overeenkomen, gaat de factuur door ter betaling (stap 6). Wanneer er een afwijking is, komt de factuur in een aanvullende (goedkeurings)workflow terecht, waarbij bijvoorbeeld de eindgebruiker goedkeuring moet geven op een afwijking in bedrag.
6) Wanneer de benodigde goedkeuringen binnen zijn, wordt de factuur ter betaling gesteld.
Op welke manieren kan een gebruiker een bestelling plaatsen?
Er zijn verschillende manieren om een bestelling aan te maken:
Via een punchout catalogus. Hierbij is er een link gelegd tussen de webwinkel van de leverancier en het purchase-to-pay systeem van de bestellende organisatie. Voor eindgebruikers is dit de meest intuïtieve manier van bestellen, omdat dit het meest lijkt op de ervaring die men kent van bijvoorbeeld een Bol.com of Amazon.com.
Een punchout catalogus wordt typisch gebruikt wanneer het bestelvolume hoog is (veel orders) en er veel producten in het assortiment zitten.
Via een catalogus. De bestellende organisatie kan zelf catalogi onderhouden in het purchase-to-pay systeem. Middels een upload template wordt alle productinformatie ingeladen en beschikbaar gesteld aan de eindgebruikers. Het up-to-date houden van de catalogus kan zowel door de leverancier gedaan worden (via een portaal), als in eigen beheer genomen worden.
Via bestelformulieren. In een bestelformulier kan men specifieke informatie vastleggen om het gemakkelijker te maken voor eindgebruikers om een bestelling te plaatsen. Denk hierbij aan een keuzeformulier voor het bestellen van producten in bepaalde configuraties.
Via een vrije tekst order. Dit is voor de eindgebruiker de minst gemakkelijke manier om te bestellen. Hier is de besteller zelf verantwoordelijk voor het invoeren van alle datavelden, zoals een omschrijving, de prijs, de unit of measure, het selecteren van de juiste inkoopcategorie, etc.
Een specifiek ordertype dat hier niet besproken is, is de zogenaamde blanket order. Een blanket order is vaak in de basis een vrije tekst of catalogus order die voor een langere periode van tijd uitgegeven wordt. Bijvoorbeeld voor de inhuur van tijdelijk personeel, waarbij je één order wil aanmaken voor zes maanden inzet, maar je vooraf niet exact weet hoeveel uren er precies gemaakt gaan worden in welke maand.
Op basis van een inschatting maakt de medewerker dan een order aan, waarna de medewerker op basis van werkelijk gemaakte uren de goederenontvangst maandelijks inboekt. Ook kunnen alle facturen in deze periode aan één en dezelfde order gekoppeld worden.
Tot slot zijn er nog twee alternatieve kanalen, waarbij geen bestelling in het purchase-to-pay systeem wordt geplaatst:
Invoice-to-contract: Dit wordt vaak gebruikt bij facturen rondom energie of verzekeringen. De factuur wordt onder vermelding van het contractnummer automatisch gekoppeld aan het contract en nadien ter betaling gesteld.
Een procurement card: (ook wel P-card genoemd), welke werkt als een soort creditcard voor medewerkers met de mogelijkheid voor werkgevers om deze te limiteren voor bijvoorbeeld bepaalde inkoopcategorieën, leveranciers of bedragen. Dit is met name interessant voor kleine uitgaven of expenses, waarbij de handelingen van afzonderlijke facturen inboeken en/of leveranciers aanmaken in verhouding te veel tijd en geld kost.
Hoe kan je purchase-to-pay succesvol gebruiken?
Inkoop houdt het purchase to pay proces soepel door leveranciers, contracten en bestelkanalen duidelijk vast te leggen. Door afspraken over bestelwijze en prijzen direct in het P2P systeem te zetten voorkom je afwijkingen en menselijke handeling foutgevoelig gedrag. Actuele catalogi en duidelijke workflows zorgen dat bestellers snel bestellen en finance geen onverwachte correcties hoeft te doen wanneer factuur eenmaal ontvangen is.
Inkoop gebruikt de procesdata om waardevolle inzichten op te halen voor categoriestrategieën en verbeterkansen. Automatisering vermindert handmatige acties en maakt het proces voorspelbaar omdat iedereen met dezelfde informatie werkt.
Meer weten over het purchase to pay proces? Neem dan contact op met Tim Wijnsma.
