Privacy Statement

1. Scope van het Privacy Statement

In deze verklaring zetten wij uiteen hoe wij de persoonsgegevens verwerken die wij in ons contact met jou verkrijgen. Deze verklaring is onderdeel van ons privacybeleid, waarmee EPSA Netherlands voldoet aan de bepalingen van de AVG (Algemene Verordening Persoonsgegevens).

Onder EPSA Netherlands vallen de volgende handelsnamen:

Het Privacy Statement is van toepassing op alle handelsnamen van EPSA Netherlands. Voor de leesbaarheid gebruiken wij hierna de naam EPSA Netherlands voor alle hiervoor genoemde handelsnamen, tenzij anders aangegeven.

2. Dienstverlening

Wij zijn EPSA Netherlands. Wij verbeteren de effectiviteit en efficiëntie van publieke en private organisaties in Nederland en daarbuiten. Onze kennis en ervaring is net zo breed als de interesse in ons vak. Wij kennen de uitdagingen van de managementagenda’s. Wat het vraagstuk ook is, wij hebben de oplossing in huis.

We blinken uit in kostenoptimalisatie, (operationele) transformaties en digitale en AI-oplossingen. In onze drie pijlers Procurement, Business Transformation en Digital hebben we de echte sterspelers in hun niche in huis. Wij combineren een missie-kritische aanpak met een full-service mindset: spot on in analyses, ondernemend in oplossingen en met een sterke focus op groei.

Binnen Procurement bieden we strategische en operationele oplossingen via AevesBenefit, Het NIC, ProQure, Procumulator, Procurement Services en Kloepfel Benelux. Onze expertise in Business Transformatie wordt gedreven door Boer & Croon, EPSA Interim Management, De Vroedt & Thierry, Yess en Vanderkruijs, die zich richten op verandermanagement, interim-oplossingen, strategische consultancy en executive search. Op het gebied van digitalisering en AI-oplossingen lopen we voorop met Harborn en de digitale innovaties binnen onze groep.

3. Verzamelde persoonsgegevens

EPSA Netherlands verwerkt jouw persoonsgegevens als jij gebruik maakt van onze dienstverlening, om professioneel met jou samen te werken en/of omdat jij deze zelf aan ons verstrekt. Wij doen daarbij ons best om jouw gegevens te beschermen.

Dit zijn de persoonsgegevens (limitatief) die EPSA Netherlands verwerkt van iedereen die niet als medewerker bij ons in dienst is:

Dit zijn de doeleinden waarvoor EPSA Netherlands jouw persoonsgegevens kan verwerken:

• Verlenen van onze diensten, inclusief het verzenden van e-mails ter evaluatie van onze dienstverlening, communicatie, facturatie, het opstellen van een (arbeids)overeenkomst en aanvragen van een VOG-formulier voor indiensttreding of start opdracht;
• Algemene informatievoorziening, inclusief het verzenden van informatieberichten;
• Verplichtingen vanuit wet- en regelgeving;
• Gerechtvaardigd belang, zodat wij contact met jou op kunnen nemen.

4. Beveiliging

Voor de website en de andere onlinesystemen die EPSA Netherlands gebruikt, hanteren wij het zogenaamde SSL/TLS-veiligheidssysteem. Hierdoor is de verbinding beveiligd en lever je data via een beveiligde verbinding bij ons aan. Deze techniek biedt de hoogste veiligheid en wordt daarom bijvoorbeeld ook door banken gebruikt voor gegevens-beveiliging tijdens online bankieren. Dat jouw gegevens versleuteld verzonden worden, zie je aan het symbool van een sleutel of gesloten slot in de statusbalk van jouw browser.

Voor e-mailverkeer maakt EPSA Netherlands vooral gebruik van de streng beveiligde Microsoft Outlook binnen Office 365. Alle gegevens staan in Nederland opgeslagen via ASAPCLOUD, die ISO 27001-gecertificeerd is. Voor e-mailcontact met kandidaten werken wij ook met Bullhorn. Deze leverancier is gecertificeerd voor dataoverdracht met de Europese Unie. Voor onder meer uitnodigingen of andere informatieberichten zetten wij Mailchimp in. De bedrijven binnen EPSA Digital werken daarnaast met aparte servers voor uitvoeren van opdrachten. Deze servers zijn gevestigd binnen de Europese Unie. De dienstverlening van EPSA Digital is bovendien ISO 27001 gecertificeerd en daarmee uitstekend beveiligd.

5. Gegevens van uw websitebezoek

Wij ontvangen gegevens op basis van jouw bezoek aan onze website(s). Een voorbeeld hiervan is hoe jij onze website hebt gevonden. Deze gegevens gebruiken wij om een duidelijker beeld te krijgen van onze (potentiële) klanten en kandidaten. Aan de hand van deze gegevens verbeteren wij onze website en dienstverlening om beter te voldoen aan persoonlijke voorkeuren.

Op de site gebruiken wij ook Google Analytics om de werking van de site te analyseren en om het rendement van verkeersbronnen te meten. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. EPSA Netherlands heeft Google niet toegestaan de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Google-diensten. De informatie die Google verzamelt, wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Wij registreren IP-adressen alleen in het dashboard.

5.1. Cookies van EPSA Netherlands

Bij bezoek aan de EPSA Netherlands website plaatsen wij drie soorten cookies op jouw apparaat (zoals computer, laptop, iPad of mobiele telefoon): functioneel (om opnieuw in kunnen te loggen), analytisch (van Google Analytics en Anoniem) en tracking- en marketing-cookies (zoals LinkedIn en Instagram). Die laatste cookies zijn optioneel voor bezoekers aan de website.

Kijk voor meer informatie in onze ‘Cookie statement’ op onze websites:

5.2. Cookies van sociale netwerken

Op onze website is een koppeling naar LinkedIn opgenomen om onze pagina te promoten. Deze knop bevat coderingen die van de sociale media zelf afkomstig zijn. Met deze coderingen worden cookies geplaatst; EPSA Netherlands heeft hier geen invloed op. Voor meer informatie over het gebruik van persoonsgegevens via verwerking van cookies, verwijzen we je naar de privacyverklaring van LinkedIn.

6. Werkwijze

Voor het verlenen van onze diensten maken wij gebruik van persoonsgegevens in onze goed beveiligde databases. Deze gegevens nemen wij op als jij ons jouw gegevens, curriculum vitae en/of jouw motivatiebrief verstrekt. Jij geeft dan direct expliciet toestemming dat wij jouw gegevens in onze systemen mogen verwerken voor onze dienstverlening.

Een alternatief voor de website is dat jij jouw gegevens per e-mail naar ons toestuurt, dat wij jouw openbare profiel downloaden van LinkedIn of dat wij jouw cv via een andere weg aan onze database toevoegen. Bij het eerste contact, anders uiterlijk binnen een maand na het ontdekken van jouw openbare profiel op LinkedIn of het ontvangen van jouw cv via een andere bron, vragen wij jou of wij jouw profiel in onze database mogen verwerken voor onze dienstverlening.

Voor specifieke opdrachten of vragen benaderen wij jou vervolgens telefonisch en/of per e-mail. Voor deze gegevens gelden de voorwaarden voor de bewaartermijn, zoals hierna beschreven. In alle gevallen geldt dat als jij er geen prijs (meer) op stelt dat wij jouw gegevens verwerken, wij deze binnen een maand zullen anonimiseren, mits dat wettelijk is toegestaan. Jij hebt altijd het recht om de eerder gegeven toestemming in te trekken. Wij benaderen jou dan niet meer voor onze dienstverlening.

6.1. Proces besluitvorming binnen EPSA Netherlands

Volgens de AVG moet in het privacy statement worden beschreven of bij EPSA Netherlands enige besluitvorming geautomatiseerd plaatsvindt, die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Een voorbeeld hiervan is het automatisch uitsluiten van kandidaten voor een vacature. De informatie in onze databases en andere systemen is doorzoekbaar. Ook gebruiken wij “robots” om bijvoorbeeld e-mails door te sturen naar de juiste verwerker. Beslissingen die impact hebben op mensen worden binnen EPSA Netherlands echter nooit volledig geautomatiseerd genomen, maar door onze hoogopgeleide professionals.

6.2. Delen met anderen

De databases binnen EPSA Netherlands zijn alleen toegankelijk voor daartoe bevoegde medewerkers van de verschillende onderdelen van EPSA Netherlands. Als het voor hun functie noodzakelijk is, zien zij daarin ook informatie die aan een ander onderdeel van EPSA Netherlands is verstrekt (zie hoofdstuk 1 voor de scope). EPSA Netherlands verstrekt persoonsgegevens verder uitsluitend aan derden als en voor zover dit noodzakelijk is. Wij vragen daarbij waar mogelijk expliciete toestemming aan de betreffende persoon.

Zonder jouw toestemming om gegevens te verstrekken, kan EPSA Netherlands haar dienstverlening niet uitoefenen. Veelal is het doel: de uitvoering van een overeenkomst (met een opdrachtgever, een tussenpartij van de opdrachtgever of een medewerker). In al onze overeenkomsten met opdrachtgevers of tussenpartijen van opdrachtgevers staat dat de andere partij zorgvuldig met jouw persoonsgegeven omgaat. Dit geldt ook voor andere partijen die gegevens van EPSA Netherlands verwerken, zoals de lease-maatschappij. Hier heeft EPSA Netherlands verwerkersovereenkomsten mee afgesloten.

EPSA Netherlands is gevestigd in Europa en dat geldt ook voor (vrijwel) al haar opdrachtgevers. EPSA Netherlands geeft dan ook in principe geen persoonsgegevens door aan opdrachtgevers of internationale organisaties buiten de Europese Unie.

6.3. Wet- en regelgeving

EPSA Netherlands moet ook gegevens verstrekken om te voldoen aan wet- en regel-geving. Een voorbeeld hiervan is het verstrekken van informatie aan de Belastingdienst bij aanvang van een dienstverband. Jij geeft hier toestemming voor bij het ondertekenen van jouw (arbeids)overeenkomst. Meer informatie hierover staat in de overeenkomst.

6.4. Informatievoorziening

Graag houden wij geïnteresseerden op de hoogte van ontwikkelingen binnen de organisatie en/of in de markt. Via onze websites kun jij je abonneren op onder andere:

• Nieuwsbrieven met artikelen, columns en informatie over evenementen;
• Jurisprudentie Alarm;

Als jij je hebt geabonneerd voor de Nieuwsbrieven of het Jurisprudentie Alarm of als jij contactpersoon bent van een van onze opdrachtgevers sturen wij jou de betreffende informatie toe. Jouw gegevens worden niet voor andere doelen gebruikt tenzij jij daar expliciet toestemming voor geeft. Jij kunt je altijd afmelden via de afmeld-optie in het bericht. Op verzoek anonimiseren wij ook jouw gegevens. Jij ontvangt dan geen informatie meer van EPSA Netherlands.

Veel informatie over EPSA Netherlands vind jij overigens ook terug op onze website, de social media-accounts van EPSA Netherlands en/of onze relaties (LinkedIn en Instagram), in vakbladen en op websites als www.consultancy.nl, www.inkopers-cafe.nl en www.aanbestedingscafe.nl.

7. Bewaartermijn persoonsgegevens

Voor jou is de dienstverlening van EPSA Netherlands hopelijk langdurig interessant. Wie voor de ene functie is afgewezen, kan bijvoorbeeld uitermate geschikt zijn voor een functie bij een andere handelsnaam of een functie die op een later moment bekend wordt. De meeste professionals volgen bovendien langdurig de ontwikkelingen in hun vakgebied. Daarom bewaren wij persoonsgegevens standaard 5 jaar. Daarna vragen wij jou opnieuw om jouw toestemming om de gegevens te bewaren. Zonder die toestemming anonimiseren wij jouw gegevens binnen een redelijke termijn.

Voor medewerkers van EPSA Netherlands geldt verder dat zodra jouw dienstverlening bij ons eindigt of beëindigd wordt, wij bepaalde gegevens op basis van de wettelijke bewaartermijn blijven bewaren. Gegevens die niet meer nodig zijn worden tijdig geanonimiseerd. Na de wettelijke bewaartermijn worden alle gegevens geanonimiseerd.

8. Opvragen, wijzigen of verwijderen van uw gegevens

Jij hebt het recht om te vragen om inzage in, een afschrift van, correctie van of verwijdering van jouw gegevens. Ook kun jij een verzoek indienen voor een gegevensexport van die gegevens die wij met jouw toestemming gebruiken. Jij kunt ons ook gemotiveerd laten weten dat jij de verwerking van persoonsgegevens door ons wil laten beperken. Stuur hiervoor een e-mail naar het e-mailadres onderaan dit Privacy Statement.

Om misbruik te voorkomen, gebruiken wij twee-factor authenticatie. Jij geeft per sms een bevestiging van jouw verzoek door aan ons. Wij controleren of jouw telefoonnummer ook in ons systeem bekend is. Bij twijfel vragen wij naar jouw geboortedatum. Dit is om jouw privacy te waarborgen. EPSA Netherlands zal zo snel mogelijk, uiterlijk binnen 4 weken, jouw verzoek afhandelen.

9. Functionaris voor de Gegevensbescherming

EPSA Netherlands heeft een Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) aangesteld, volgens de AVG-criteria. Deze FG controleert de naleving van de AVG bij EPSA Netherlands en is het eerste aanspreekpunt voor vragen van de Autoriteit Persoonsgegevens en derden.

10. Autoriteit Persoonsgegevens

Heb je nog algemene vragen over de wettelijke bescherming van persoonsgegevens of de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)? Hiervoor kun je terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Je kunt daar ook eventueel een klacht indienen (via Melden), als je het oneens bent met onze afhandeling van jouw verzoek.

11. Wijziging van deze Privacy Statement

Dit Privacy Statement kan altijd worden gewijzigd. Eventuele wijzigingen vind je terug op deze pagina. Deze versie is gepubliceerd te Amsterdam op 1 september 2025. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de vorige versie zijn:

• Algemeen: Omgezet naar EPSA Netherlands, handelsnamen toegevoegd;
• 3. Omgezet van NIC Academy naar (kennis-)evenementen;
• 4. ASAPCLOUD, Bullhorn en Mailchimp toegevoegd;
• 5. Twitter en Facebook vervangen door Instagram;
• 6.4 Verwijdering Job Alerts en NIC Academy opleidingsmails;
• 8. Wijziging verificatiemethode van kopie identiteitsbewijs naar controle via sms;
• 12. Naam en e-mailadres FG aangepast.

12. Contactgegevens

Voor meer informatie over dit Privacy Statement, kun jij altijd contact opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming.

EPSA Netherlands
Susan Schutjes
Hoogoorddreef 5
1101 BA Amsterdam
Tel: +31(0)20 311 64 99
E-mail: kwaliteit@nl.epsa.com
Website: www.nl.epsa.com