WEGWIJS IN TAL VAN MOGELIJKHEDEN
E-procurement is dé manier om inkoopprocessen efficiënter te maken, en de mogelijkheden lijken eindeloos. Kies je voor één systeem dat alles kan of voor software gericht op specifieke processen of knelpunten? Of twijfel je over de inzet van robotics (rpa) om processen juist binnen het bestaande systeemlandschap te automatiseren? Onze professionals luisteren naar jouw behoeften en begeleiden de selectie en implementatie.
Wij maken je wegwijs in de mogelijkheden, schetsen scenario’s en bepalen samen met jou welke (combinatie van) tooling het best aansluit op jouw inkoopsituatie.
Wat is e-procurement?
E procurement ondersteunt het volledige inkoopproces digitaal zodat aanvragen, bestellingen, goedkeuringen en facturen niet versnipperd door de organisatie lopen. Het helpt om inkoopprocessen efficiënter te maken omdat stappen, rollen en informatie helder zijn vastgelegd.
In plaats van losse oplossingen of ad hoc tooling kies je voor een samenhangende aanpak die past binnen het bestaande systeemlandschap. Onze professionals analyseren jouw situatie, luisteren naar de behoeften van de inkoopfunctie en vertalen dat naar concrete scenario’s.
Samen kijk je welke combinatie van systemen, processen en diensten nodig is om jouw inkoop naar een hoger niveau te brengen, waarbij datagedreven inkopen een logische volgende stap is.
JOUW INKOOPPROCES NAAR EEN HOGER NIVEAU
Met een zorgvuldige analyse brengen we samen met jou groeipotentieel in jouw inkoopfunctie aan het licht. Met onze brede kennis van de nieuwste systemen in het achterhoofd kijken we naar jouw systemen om die vervolgens te finetunen of aan te vullen met de juiste partners. Met ons marktinzicht leiden we je naar de optimale systeemkeuze, kunnen we ondersteunen bij het opstellen van een business case, het opstellen van eisen of demo’s organiseren van mogelijke solution providers. We begeleiden het implementatieproces om jouw belangen te borgen en een naadloze uitrol te realiseren. Ook bieden we training en follow-up om het succes te verzekeren.
Het resultaat? Je hebt helder inzicht in de beste opties voor jouw situatie, ondersteunt door onze deskundige begeleiding.
Voorbeelden van e-procurement-systemen
E procurement kan bestaan uit een uitbreiding op het huidige ERP, gespecialiseerde applicaties voor bepaalde processtappen of een combinatie van beide. Denk aan oplossingen voor het digitaal vastleggen van aanvragen en bestellingen, leveranciers en contracten, of het automatisch verwerken van facturen. In sommige situaties is een compact systeem voldoende, in andere gevallen vraagt de inkoopfunctie om meerdere toepassingen die elkaar versterken.
Hoe kies je de juiste software?
De juiste keuze maken begint met inzicht in hoe jouw bedrijf werkt en welke processtappen de meeste tijd kosten. We kijken naar volumes, het type producten dat wordt ingekocht, de manier waarop offertes worden aangevraagd en de mate waarin bestaande systemen het proces al ondersteunen.
Het is belangrijk dat de software past bij het huidige ERP en dat het platform geen extra beheerlast introduceert. Sommige organisaties hebben baat bij één systeem dat alles afdekt, terwijl anderen beter presteren met een combinatie van tooling die elk een specifiek onderdeel van het proces versterkt.
Door scenario’s uit te werken en een business case op te stellen wordt duidelijk waar de grootste kans op verbetering ligt.
Wanneer RPA inzetten binnen bestaande ERP’s?
RPA is vooral nuttig wanneer repeterende handelingen binnen bestellen, goedkeuren of factuurverwerking veel tijd kosten. Het automatiseert acties die niet efficiënt binnen het ERP kunnen worden ingericht en zorgt dat gegevens correct worden verwerkt zonder extra druk op medewerkers.
Door een spendanalyse uit te voeren wordt inzichtelijk waar robotics het meeste effect heeft, bijvoorbeeld bij het aanvullen van ontbrekende velden of het automatisch controleren van aanvragen. RPA werkt goed als aanvulling op e procurement omdat het delen van het proces opvangt waar systemen nog te beperkt zijn.
Stappenplan implementatie
De implementatie start met een analyse van de huidige inkoopfunctie zodat duidelijk wordt welke onderdelen moeten verbeteren. Daarna leggen we vast welke standaarden en catalogusstructuren nodig zijn om producten, diensten en documentatie consistent vast te leggen.
Op basis hiervan begeleiden we de selectie van tooling, organiseren we demo’s en ondersteunen we bij het opstellen van eisen voor mogelijke solution providers. Tijdens de implementatie zorgen we dat processen, rollen en systemen correct op elkaar aansluiten en dat medewerkers goed worden meegenomen.
Door training en follow up gaat de organisatie daadwerkelijk werken met het nieuwe platform en blijft het gebruik stabiel.
Wij werken samen
Het biedt overzicht, vermindert fouten, versnelt factuurverwerking, ondersteunt bij offertes en bestellingen en maakt het proces voorspelbaar voor gebruikers. Organisaties ervaren minder druk op de helpdesk omdat informatie online beschikbaar is via het platform.
Door eerst inzicht te krijgen in het huidige proces en daarna gericht te bepalen welke stappen het meeste effect hebben. Vanuit die analyse bepalen we welke tooling nodig is en hoe de uitrol moet worden vormgegeven.
RPA is interessant wanneer duidelijk repeterende taken aanwezig zijn die niet via standaardfunctionaliteit kunnen worden opgelost. Het is vooral effectief wanneer volumes hoog zijn en medewerkers nu veel tijd kwijt zijn aan controles of administratieve acties.
MEER WETEN?
Ben je benieuwd naar hoe wij jouw inkoopprocessen kunnen automatiseren en verbeteren? Neem contact op met Tim Wijnsma, onze Manager Inkooptransformatie en E-procurement specialist.
Liever gegevens achterlaten? Vul het formulier onderaan deze pagina in, dan nemen wij zo snel mogelijk contact met je op.
