Alstom is één van de grootste bedrijven ter wereld waar de velen nog nooit van hebben gehoord, terwijl er wereldwijd honderden miljoenen mensen per dag dankbaar gebruik maken van haar producten: Alstom. Deze treinenfabrikant is wereldwijd actief, kent meer dan 75.000 medewerkers en bouwt alles wat op een rails rijdt.
Peter Links volgt bij EPSA Netherlands het Traineeship Inkoop Consultancy. Momenteel zit Peter op opdracht bij Alstom en helpt EPSA Netherlands Alstom bij hun ambitie: “Leading the way to greener and smarter mobility, worldwide”.
Vandaag besteld, gisteren geleverd
Namens EPSA Netherlands zijn diverse collega’s actief bij Alstom. Eén van hen is Junior Consultant Peter Links. Sinds eind 2022 is Peter werkzaam als Spare Parts Buyer voor de productielocatie in Brugge, België. Op deze locatie bouwen ze treinen voor de Belgische Spoorwegen (NMBS) en hebben ze diverse locomotieven van Deutsche Bahn Cargo in revisie. In dit artikel neemt Peter ons mee in de complexe maar minstens zo wondere wereld van deze mobiliteitsgigant.
Een Spare Parts Buyer koopt eigenlijk alles in wat er in, op of aan een trein, tram of metro zit. Van moertjes tot pantograaf (het verbindingsstuk waarmee de trein stroom afhaalt van de bovenleiding) en van raamstickers tot remschijven. Maar ook worden er complete onderhoudstenders gedaan. Dan zijn er zo’n 1500 componenten te definiëren en uit te vragen bij de markt. Peter vertelt: “Als Spare Parts Buyer ben ik druk met allerlei ad-hoc aanvragen voor meerdere klanten in de Benelux. Zij bestellen verschillende componenten voor hun treinen in onderhoud, trams met storingen of een metro die vanwege een defect onverwacht stilstaat. Al die aanvragen zetten wij om in een inkoopaanvraag naar ons leveranciersnetwerk en zo proberen we zo snel mogelijk de juiste componenten tegen de beste prijs in te kopen.”
Een keten vol specialisaties en niches
Alstom is voor veel componenten namelijk afhankelijk van partners die de componenten destijds op maat hebben geproduceerd. Als een tram, trein of metro na 15 jaar wordt gereviseerd, kan het zijn dat de productmallen niet meer beschikbaar zijn, of het materiaal niet meer kan worden geleverd. “In dat geval moet je uitwijken naar leveranciers die het zien zitten zo’n heel productieproces opnieuw op te starten. Het verkrijgen van een competitieve prijs is dan uiteraard een grote uitdaging. Er zijn ontelbaar veel leveranciers die gespecialiseerd zijn in één specifiek onderdeel. Er bestaan slechts een beperkt aantal fabrikanten voor spoorvervoer, dus je hebt te maken met leveranciers die maar een paar van de in totaal 1500 componenten leveren. Voor je het weet ben je met 300 leveranciers in de ‘regio’ Europa in contact om de juiste prijzen te ontvangen van alle componenten die in een trein worden verwerkt. En dan is het soms nog maar hopen dat iets wat ze 15 jaar geleden hebben geproduceerd, nu nog beschikbaar is!”
Peter Links
"''Voor je het weet ben je met 300 leveranciers in contact''"
Onlogische beslissingen die ineens heel logisch worden
Een andere uitdaging binnen Alstom is het procesgericht inkopen. Als fabrikant van dergelijke omvang moet je processen dusdanig hebben ingericht zodat bekend is wat er besteld wordt, waarom en of dat bij de juiste leverancier gebeurt. “Met supplier panels proberen we onze eigen afhankelijkheid van leveranciers alsook het strategisch belang van deze leverancier wereldwijd in beeld te krijgen. Sommige onlogische keuzes op Benelux-niveau, worden dan ineens heel logisch op Europees of wereldwijd niveau. En dat moet je meegemaakt hebben voordat je het gelooft. Voor mij persoonlijk zie ik ook de grootste uitdaging in de combinatie van het borgen van de processen, terwijl je tegelijkertijd een willekeurige temperatuurmeter zo snel mogelijk van Tsjechië naar Rotterdam moet zien te krijgen omdat er een metro stilstaat. Het liefst wil ik dan op basis van goed vertrouwen iemand meteen die kant op sturen en de administratie achteraf improviseren.
Maar vanwege de omvang van de organisatie zijn inkoopprocessen in beton gegoten: zonder inkooporder (PO) ben je nergens. Soms is dat frustrerend, omdat je een paar dagen moet inbouwen voor het in gang zetten van de orders maar je leert snel te schakelen: zowel met de leverancier als met de interne stakeholders. Voor één order kan goedkeuring nodig zijn van drie stakeholders: de inkoopmanager, de inkoopdirector en de projectleider van het betreffende voertuig. Daarnaast worden alle PO-nummers aangemaakt door een groot team van 400 man in Roemenië, terwijl je een offerte nodig hebt van de leverancier uit de Verenigde Staten en de distributeur in Frankrijk gevestigd is. Het is dan de kunst om snel te schakelen, alle (interne) stakeholders op scherp te zetten en de administratie zodanig te organiseren dat alles binnen één dag geregeld kan zijn.”
Het werken bij een internationale klant
“Daarnaast heb ik veel geleerd van het internationale leverancierscontact, en de interculturele verschillen op de werkvloer tussen Franse, Belgische en Nederlandse collega’s. Er zijn andere omgangsnormen, manieren van communicatie en managementstijlen. Beleefdheid staat altijd op één, collega’s hebben geen dagje vrij maar gaan op congé en je komt erachter hoe fijn een warme lunch is. Bij Alstom ben je een radertje in een internationale organisatie waarbij alle collega’s hetzelfde doel nastreven: het bouwen van de beste mobiliteitsoplossingen voor de klanten van Alstom. De effort die mensen bij Alstom hierin steken is enorm, en ondanks dat de complexiteit van de organisatie het gevoel soms doet tegenwerken, is alles zo is ingericht om dat ene doel te bereiken. Het is een onwijs gave klant om voor te mogen werken, waar niet één dag hetzelfde is!”
Zou jij net als Peter ook graag zo’n gave opdracht willen doen tijdens het traineeship? Via EPSA Netherlands ga jij als inkoopconsultant aan de slag bij verschillende toonaangevende organisaties. Onze Recruiter Burcu Iserio vertelt je graag meer over ons traineeship, b.iserio@nl.epsa.com
Meer weten over ons traineeship? Klik dan op de onderstaande knop!
