Het purchase-to-pay proces bestaat uit zes stappen:
Het is een term die binnen de bedrijfsvoering veelvuldig door de gang vliegt: purchase-to-pay (ook wel P2P of bestellen tot betalen). Maar wat is P2P precies? En wat is hierbij de rol van inkoop? Tim Wijnsma, Senior Managing Consultant en P2P-expert bij EPSA Netherlands, geeft uitleg.
Wat houdt het purchase-to-pay proces in?
Het purchase-to-pay proces omvat alle handelingen van het bestellen van goederen en diensten tot aan de betaling ervan, ook wel het operationele inkoopproces genoemd. Dit gebeurt veelal met ondersteuning van specifieke software, van bekende spelers in de markt als SAP Ariba, Basware, Coupa en anderen.
Voor organisaties is het van belang om dit proces efficiënt en strak in te richten en te beheersen.
Enkele voordelen van een goed ingericht purchase-to-pay proces zijn:
- Altijd een actueel overzicht in je inkoopuitgaven en uitstaande financiële verplichtingen;
- Het behalen van besparingen, bijvoorbeeld doordat je eindgebruikers beter kan begeleiden naar voorkeursleveranciers met de beste contractuele condities;
- Meer efficiëntie in factuurafhandeling;
- Meer controle doordat inkopen vooraf goedgekeurd moeten worden.
Uit welke stappen bestaat het purchase-to-pay proces?
Inkoopverzoek
1) Een besteller maakt een inkoopverzoek aan (‘purchase requisition’) als start voor de gewenste aankoop. De besteller kan dit op verschillende manieren doen. De wijze van bestellen bepaalt mede wat de inkoopafdeling dient in te richten (bijvoorbeeld een catalogus of bestelformulier).
Goedkeuringsworkflow
2) Het inkoopverzoek gaat een goedkeuringsworkflow in. Een goedkeuringsworkflow kan op talloze verschillende manieren worden geconfigureerd, maar is vaak een combinatie van kostenplaats van de besteller en de gekozen inkoopcategorie/grootboekrekening.
Omzetten in inkooporder
3) Nadat de benodigde goedkeuringen zijn gegeven, bijvoorbeeld door de leidinggevende van de besteller en/of category manager, zet het purchase-to-pay systeem het inkoopverzoek automatisch om in een inkooporder en verzendt deze naar de leverancier. Het verzenden gaat veelal via mail (met pdf), maar kan ook digitaal via cXML/EDI-integratie met de leverancier.
Goederenontvangst
4) De leverancier levert op haar beurt de goederen en/of diensten en de besteller voert een goederenontvangst uit in het purchase-to-pay systeem. Hiermee bevestigt de medewerker dat de goederen zijn geleverd en laat de medewerker het systeem weten dat hij/zij een factuur verwacht voor de ontvangen hoeveelheid.
Factuur
5) De leverancier stuurt een factuur, welke door de bestellende partij wordt ingeboekt. Het verzenden en ontvangen van facturen gebeurt op verschillende manieren, bijvoorbeeld via mail (al dan niet met een scan & capture-oplossing), via een leveranciersportaal (zoals de Coupa of Basware Supplier Portal, of Ariba Network) of via een cXML / EDI-koppeling met de leverancier.
Betaling
Het systeem vergelijkt de order met de factuur, de 2-way match, of het vergelijkt de order met de factuur én de goederenontvangst, de 3-way match. Wanneer de bestanden met elkaar overeenkomen, gaat de factuur door ter betaling (stap 6). Wanneer er een afwijking is, komt de factuur in een aanvullende (goedkeurings)workflow terecht, waarbij bijvoorbeeld de eindgebruiker goedkeuring moet geven op een afwijking in bedrag.
6) Wanneer de benodigde goedkeuringen binnen zijn, wordt de factuur ter betaling gesteld.
Op welke manieren kan een gebruiker een bestelling plaatsen?
Er zijn verschillende manieren om een bestelling aan te maken:
Via een punchout catalogus. Hierbij is er een link gelegd tussen de webwinkel van de leverancier en het purchase-to-pay systeem van de bestellende organisatie. Voor eindgebruikers is dit de meest intuïtieve manier van bestellen, omdat dit het meest lijkt op de ervaring die men kent van bijvoorbeeld een Bol.com of Amazon.com.
Een punchout catalogus wordt typisch gebruikt wanneer het bestelvolume hoog is (veel orders) en er veel producten in het assortiment zitten.
Via een catalogus. De bestellende organisatie kan zelf catalogi onderhouden in het purchase-to-pay systeem. Middels een upload template wordt alle productinformatie ingeladen en beschikbaar gesteld aan de eindgebruikers. Het up-to-date houden van de catalogus kan zowel door de leverancier gedaan worden (via een portaal), als in eigen beheer genomen worden.
Via bestelformulieren. In een bestelformulier kan men specifieke informatie vastleggen om het gemakkelijker te maken voor eindgebruikers om een bestelling te plaatsen. Denk hierbij aan een keuzeformulier voor het bestellen van producten in bepaalde configuraties.
Via een vrije tekst order. Dit is voor de eindgebruiker de minst gemakkelijke manier om te bestellen. Hier is de besteller zelf verantwoordelijk voor het invoeren van alle datavelden, zoals een omschrijving, de prijs, de unit of measure, het selecteren van de juiste inkoopcategorie, etc.
Een specifiek ordertype dat hier niet besproken is, is de zogenaamde blanket order. Een blanket order is vaak in de basis een vrije tekst of catalogus order die voor een langere periode van tijd uitgegeven wordt. Bijvoorbeeld voor de inhuur van tijdelijk personeel, waarbij je één order wil aanmaken voor zes maanden inzet, maar je vooraf niet exact weet hoeveel uren er precies gemaakt gaan worden in welke maand.
Op basis van een inschatting maakt de medewerker dan een order aan, waarna de medewerker op basis van werkelijk gemaakte uren de goederenontvangst maandelijks inboekt. Ook kunnen alle facturen in deze periode aan één en dezelfde order gekoppeld worden.
Tot slot zijn er nog twee alternatieve kanalen, waarbij geen bestelling in het purchase-to-pay systeem wordt geplaatst:
Invoice-to-contract: Dit wordt vaak gebruikt bij facturen rondom energie of verzekeringen. De factuur wordt onder vermelding van het contractnummer automatisch gekoppeld aan het contract en nadien ter betaling gesteld.
Een procurement card: (ook wel P-card genoemd), welke werkt als een soort creditcard voor medewerkers met de mogelijkheid voor werkgevers om deze te limiteren voor bijvoorbeeld bepaalde inkoopcategorieën, leveranciers of bedragen. Dit is met name interessant voor kleine uitgaven of expenses, waarbij de handelingen van afzonderlijke facturen inboeken en/of leveranciers aanmaken in verhouding te veel tijd en geld kost.
Hoe kan je purchase-to-pay succesvol gebruiken?
De inkoopafdeling speelt een belangrijke rol in het zo soepel mogelijk laten verlopen van het purchase-to-pay proces en het faciliteren van de verschillende bestelkanalen. Zo is het de taak van inkoop om ervoor te zorgen dat de juiste (voorkeurs)leveranciers beschikbaar zijn en dat er bij het opstellen van het contract afspraken gemaakt worden over de bestelwijze.
Daarnaast dient inkoop ervoor te zorgen dat contract- en prijsafspraken met leveranciers zijn vastgelegd in het P2P-systeem en dat catalogi beschikbaar worden gesteld voor bestellers. Inkoop is ook verantwoordelijk voor het ophalen van de specificaties voor het inrichten van bestelformulieren.
Tot slot is het zaak dat Inkoop de informatie vanuit het systeem gaat analyseren en gebruiken, bijvoorbeeld als input voor het opstellen van categoriestrategieën of om de behoefte van eindgebruikers in kaart te brengen.
Meer weten over het purchase-to-pay proces? Neem dan contact op met Tim Wijnsma, onze Senior Managing Consultant.
